如何控制预算?这里有一份领导都说好的年会预算表!

企业年会有各种不同的类型,年会通常会根据行业特点、企业人员构成、企业文化、季节特点以及成本预算等,来设置不同类型的企业年会,例如答谢客户员工总结、公司总结、公司联谊、年终奖励、公司聚餐等。不同的会议需要不同的环境,召开企业年会要达到一定的目的和目标

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红色新年公司晚会活动策划和过程控制表Excel模板.xls

预算表每类支出清楚的将分成各项支出小类,数量,单价,小计等,预算表制作越清晰明白,越容易获得批准,同时根据领导预算节约的指示,也能够在修改预算时,快速查找出可节约的事项。

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集团年会经费预算(预估).xls

通常而言,年会预算包括以下几个方面:
1、交通费用
2、会议室/厅费用
3、住宿费用
4、餐饮费用
5、视听设备
6、演员及节目
7、杂费

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年会费用清单预算(计划内).xls

会议室/厅费用具体可细分为:

a、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算

b、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

c、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商

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年会表演及晚宴费用预算(报价单).xls

其他支持费用——这些支持通常包括广告印刷礼仪秘书服务运输仓储娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

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年会支出统计报表excel模板.xls

除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
设备本身的租赁费用,通常按天计算;
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务代理
音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

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年会预算安排及奖项设置模板.xls

年会举办时间尽可能选择周末或第二天休息日。年会流程要包含准备工作时间安排,年会当天领导讲话,各部门展示,颁奖等时间安排,节目宴会时间安排等,预留时间,以防环节拖沓,影响后续环节进展。

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年会费用预算表模板.xls

年会工作主要有这几个:
洽谈场地、酒店
采购物资
DJ、主持;
下发通知
引领接待;
组织活动
布置会场;
活动环节时间把控;
物资制作;
突发状况应急处理。
要做到事无巨细,所有工作提前做好安排和准备,为整个年会顺利进行做好铺垫。

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图片来源:图虫创意

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