人事考勤薪资软件在制造业中的应用

人事考勤薪资系统中,最重要的一个环节就是考勤,只有考勤做准确了,才能实现薪资的合理与公正。通过对目前市场上的多种考勤软件进行充分了解,并结合自己在开发应用科艺嘉人事考勤薪资软件的实践经验,此机会对企业考勤软件的应用选择发表一下自己的见解,希望能起到拋砖引玉的作用。

一、 企业面临的考勤问题

我们都知道,考勤是企业进行薪酬计算、业绩考核的一个依据,也是对员工工作积极性的一个重要的评价基础,企业的考勤是人力资源管理中最重要的一环。一个公司的考勤制度的优越性、公平性、先进性体现了这个公司是否充满了活力、是否具有极强的竞争力、是否体现了现代企业的精神和特征。对于我国的制造业来说,它们的考勤特点有:排班随机复杂多变、班次多而乱、轮休调休、调班、停工待料等突发事件多。

这些事务性的工作人力资源部的工作带来了很大的麻烦,使他们将太多的精力花费在这些琐碎的事务性工作,不能充分发挥人力部门的作用。因此,对于一个企业来说,能否拥有一套优秀的HR软件对HR部门有着至重要的作用。那幺如何才能选择一套合适自己公司的HR软件呢?一套好的考勤管理软件应该能有比较好的灵活性和易操作性,能为企事业提供一业的考核评价参考依据。

一套HR软件在考勤中的核心就是能否有优秀的考勤算法和思路。根据我们的经验和对市面多套考勤软件进行分析和操作后认为,这些考勤软件在总体上的设计目标是为了实现企业的高效管理,但是却缺少灵活性和通用性,某些考勤软件用在一般的商业企业效果较好,但是用在制造业却有一定的缺陷性。其中一部分只能在一些商业企业使用,因为这些企业的需求不是很复杂;但是没有办法满足制造业多变和灵活的需求。

为了解决这个问题,我们在这里不妨进行一些探讨,怎样才算是可行的解决办法:在设计一套考勤软件时,应该具备怎样的考勤结果判断思路才算是灵活有效的,并通过考勤软件自动处理完成对考勤结果的计算、统计、分析。

二、 考勤的能要求

1. 考勤结果的自定义

什幺叫迟到,什幺叫旷工,什幺叫早退,考勤结果的显示方式等,这些我们都可以让用户自由定义。例如上班后2分钟后打卡为迟到,30分钟后为旷工等。

2. 班次的自定义

能对调休、轮休、跨夜班、延长加班等各种情况进行处理。

班次的数量和参数提供用户自定义。除了各种正常班之外,必须还能提供一些异常班次(平时加班、法定假日加班、公休日加班以及各种弹性上下班)。

在班次的属性中可以设置休息时间、可否上班不可卡或下班不打卡、是否允许提前上班打卡和延迟下班打卡范围。

还必须考虑提前加班、直落加班(下班不打卡延续到加班完后才打卡)、正班长度(超过部分自动算入加班)等各种情况的处理。

3. 排班管理

应该能够提供可选操作:个人排班还是批量排班。作为排班操作的方便性及个性化,我们建议给该功能增加一个批处理功能,只要排好其中的一个人,其它人可以采用复制的方法进行部门或整体的拷贝。这样就可以大大的节省人力,提高效率

4. 部门排班

该功能可以为企业的排班操作提供最大的方便性,是对部门或班组进行整批排班的最大优化。应该有灵活的功能,可以同时选择多个部门乃至整个公司,当然也可以是一个部门或其中的一些人或一个人。

5. 循环排班

也就是对很各种倒班的处理,如果没有这个功能,那幺就不能说得上是适合制造业考勤软件,因为轮班和倒班在生产企业是很常见的。

6.假期管理

通过对员工的各种请假、休假、调假、自然假日、法定假日等情况进行管理从而提高管理效益

三、 考勤结果的处理方法

经过对员工排班、打卡纪录采集、相关请假单等的处理获得一些数据之后,我们就可以进行考勤计算了,这时应该注意一些问题:

1. 关于打卡时间点

打卡时间点对于考勤结果是否准确有着非常大的影响,尤其是一些特别的打卡如跨天班的打卡。如果不能实现跨天的计算,那幺这套软件可以说是失败的。还有另外一些情况也应该能够得到完美的解决如打卡时间是在休息的时间段之内等的处理也要准确。

(1) 上班打卡时间点

原则上以第一次打卡时间为准,但是系统要能自动正确判定有效的打卡,如第一次打卡错误而后来另打卡正确,那幺应该可以自动获得正确的打卡时间。如果是重复打卡,其间的时间小于2分种,只取其中的第一次。如果没有打卡点,系统自动搜索在上班时间内的第1次打卡纪录,如果搜索不到打卡纪录,系统就会判断为旷工。

(2) 下班打卡时间点的获得

原则上取下班后的第一次打卡为有效打卡点。相关处理方法同上班点。

2. 假期的处理

要能比较灵活地处理各种假期情部,尽可能详细的考虑到每一种情况并能做出相应正确的处理。如跨天请假的处理,休息时间段内的请假,请假开始和终结时间与打卡时间的关系等。

(1) 班前、班后请假

班前请假:在上班之前开始请假,以请假结束时间为准。请假时期的未打卡时间作为相应的处理标记出来。

班后请假:请假时间从下班前开始。请假时期的未打卡时间作为相应的处理标记出来。

(2) 班次中间请假

直接从考勤时间中扣除就可以了,并标识出来。

(3) 请长假

请假时间包含整个班次或跨越多个班次,如婚假、生育假等。

3. 考勤结果的判断

通过考勤数据自动处理,我们可以得到各种处理结果,通过时间长度来判断上下班是正常还是异常(迟到、早退、请假、出差、旷工等)。

4. 班次出勤时间计算

(1) 上班时间的计算

原则上是实际上班时间减去缺勤时间,但是在处理时还必须扣除各种休息时间,其中最重要的是还要考虑到提前加班和直落加班以及延长加班的处理。

(2) 取整的计算

通常会以30分钟或60分钟为计算单位,所以我们须考虑到考勤结果数据的取舍问题。通常正班计算单位长度和加班计算长度是不同的,(比如说采取10分钟或15分钟或30分钟等),我们允许用户定义

四、 实际效果

1. 高效率

从我们在众多的企业中运用的表现来看,初期系统导入阶段操作人员的工作量稍微大一点,因为他们需要熟悉软件的各种操作以及对各种班次进行排定并结合生产需要设置定义参数,当然该工作必须有生产部门、计算机部门的配合和支持。

在系统正常动作后,一个2000人的企业生成一周的考勤纪录(约24000条考勤纪录、40000条考勤数据)的计算,大约费时3-20分钟,时间上的差异主要取决于服务器的性能、本机的性能以及网络的速度等。CPU所花的时间主要集中在打卡点的判断上。

在未上考勤系统以前,2000人的工厂,如果想要正确处理考勤结果,需要专门请几个人事专员统计,而且还需要好几天的时间,现在只要一个小时左右就可以将全部的工作搞定,在效率上是提高了几十倍都不止。

2. 数据准确

从生成的结果来看都符合我们的设计目标。能准确有效地分辨出迟到、早退、旷工、出差、伦休以及各种请假情况,能准确地计算各人各个班次的出勤情况。

但是由于操作的失误(排班有误、输入出错)会引起考勤异常,我们可以设计一些异常分析表,针对异常结果数据进行处理,这样就能帮助操作人员在较快的时间内人工检查出问题的原因。

小佳@kyj

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