HR人力资源考勤的两种计算方法

说起考勤,最明显的特点莫过于他灵活的规则。

每家企业基本上都各不相同,所以一直以来考勤的计算在劳动密集型企业都是件繁杂的差事。人力部门到月底往往要面对成千上万的考勤明细记录。因此现在企业一般都是采用软件计算的方法。而软件计算的方法也很多,下面通过案例来介绍两种使用比较普遍的考勤计算的方法。

案例:

某月有31天,A员工共出勤18天,公休8天,事假2天,病假1天,法定假2天,平时加班30小时,迟到30分钟。

计算方法一处理步骤:

1. 手工安排员工班次

2. 自动采集员工打卡记录

3. 手工登记事假,病假申请单

4. 手工登记法定假

5. 手工登记加班单

6. 如卡机故障等特殊原因,则需对员工进行补卡

7. 系统据以上信息后台自动计算出勤结果

8. 出勤结果通知与员工,员工进行异常反馈

9. 据反馈及相关记录原始凭证等进行以上1-8步中数据的调整和再计算

10. 提交考勤报表工资计算部门

计算方法二处理步骤:

1. 手工安排员工班次

2. 自动采集员工打卡记录

3. 手工登记事假,病假申请单

4. 手工登记法定假

5. 手工登记加班单

6. 手工登记迟到

7. 出勤结果通知与员工,员工进行异常反馈

8. 据反馈及相关记录原始凭证等进行以上1-7步中数据的调整

9. 提交考勤报表到工资计算部门

乍一看,这方法一,方法二不是一样吗?其实这是两种截然不同的计算方式。

方法一的计算方法是假设成考勤数据无任何数据,所有结果必须要靠加工产生。系统据手工登记的班次,请假,加班数据及自定义好的规则生成考勤结果。

因为它详尽而精准,所以一般称为考勤的科学计算法。

方法二的计算方法是假设员工都为正常出勤,一开始便有完整的考勤结果。系统只是在完整的出勤结果上登记各类缺勤加班情况。因为它不是由原因产生结果,所以一般称为考勤的艺术计算法。

企业到底选那种方法来计算呢?

大家可能会说当然选方法一科学计算法。

科艺嘉EHR考勤科学计算法,也可以称为正向考勤, 是指记录员工所有的出勤数据, 未记录的视为缺勤,记录员工的出勤和缺勤信息。通过时间评估产生出勤和缺勤时间工资项。那么付薪时,应付工资就取决于出勤时间*工资,也就是做加法的工资计算。

这种艺术计算法,也可以称为逆向考勤, 是指只记录有差异的考勤信息, 未记录的系统视为符合工作作息时间, 不做专门处理。那么付薪时,应付工资就取满额工资减去缺勤工资,也就是做减法的工资计算。是对用户顾问都比较方便的方法。

科学计算法当然好,因为它精准。但是不是所有企业或部门都适用呢?是不是艺术计算法就完全不精准呢?

任何方法都有优缺点,科学计算法也不例外。

由于科学计算法是由各类原因产生结果,这就决定了‘原因’必须精准。出勤缺勤信息都必须准确详尽记录。各种复杂情况在规则定义设置时必须能考虑周到。这就决定了某些企业选用此方法要付出巨大的精力。如酒店,酒店特点是上班时间灵活,加班调休情况非常普遍。各类复杂的考勤情况经常出现。这就导致前期实施和试用磨合期较长。此外为了确保信息的精准,往往需要对所有的出勤结果(包含正常出勤,异常出勤)都进行核对。而且如有员工反馈异常还需先分析原因,找到原因后再修改原因,然后还再重新计算。导致工作量巨大,不能明显感觉到使用软件所带来的便利。

那我们再来看艺术计算法,

艺术计算法是有考勤结果,只是登记缺勤加班情况,实施上线相对简单。异常情况一般无需分析原因,直接修改登记错误情况即可。

我们再通过一个具体例子来说明下,以更清楚地看出两者的区别。

员工1月20号上A班时间为08:00 -12:00 13:00-17:00

打卡时间为09:35 -12:20 12:40-19:40

08:00-10:00为补休2小时, 17:30-19:30加班2小时

科学计算法:

根据加班,请假登记的时间点与班次的时间点进行比较和逻辑分析,得出出勤时长,加班时长,请假时长。

我们可以很明显得看出系统准确地计算加班2小时和补休2小时是件较为复杂的事情。

当员工反馈加班时间登记不对,由于结果是生成的,那么就可能是规则设置错误,班次设置错误,假单登记错误等各种情况。排查费力,而且要非常理解系统计算原理才行。

艺术计算法:

加班,请假取的是登记的结果,只要根据结果再比对系统异常中的实际情况,做个标识即可。

加班请假的结果手工登记,首先结果是比较准确的。然后根据结果再比对实际的异常数据打卡上班明细,符合的标识为正常即可。这样在设置规则时就相当简单了。只需考虑迟到早退旷工及提前延长上班即可。

员工反馈加班时间登记不对时,就可以很清楚知道,加班单登记时间错误了。

小佳@kyjehr

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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