观点 / 刘润
主笔 / 钟卉
最近很魔幻。上海。深圳。
隔壁办公楼突然被封，小区突然被封。
大家随时要做好居家隔离，2＋12的准备。2＋12，也就是2天封闭管理，不能出小区，每天做1次核酸检测。等“2”过去了，没问题，就进入下一阶段，12天社区严格管理，非必要不外出。
我正处于“2”的阶段，已经做两回核酸了。
我想，很多管理者又该头疼了。
如果让员工来上班，那被隔离在办公室了怎么办？
可是，如果把员工全放回家了，怎么解决办公低效的问题呢？
安全起见，特殊时期肯定是鼓励让员工居家办公的。
最近，很多企业确实都在学习如何用工具，帮助他们远程办公，度过疫情。
我们发现，这些用法中，有很多很经典，也有些是我们自己都没想到的。
结合企业微信同学们的分享，和我自己公司的实践，我总结了10条经验，也是10个tips。
在这特殊时期，特别和你分享。
这10个tips，有关于管理的，协作的，高效专注的。
用上它们，希望能帮助创业者们做好管理，放宽心。
同时，也帮助你更加高效完成手头工作，劳逸结合。
1、万事先存云端，遇事不慌
前两天我遇到一家媒体公司的Joyce同学，她给我讲了个故事。
润总，你知道最近我朋友圈被一组图刷屏了吗？可把我乐的，叫逃离办公室。
Joyce说，事情就发生在我们园区。我们隔壁的办公楼，他们人很多，平常卫生间的资源是比较紧张的。
当时有一个老哥，就跑去了另一栋楼用卫生间。
结果，就在这个间隙，自己那栋楼被封了。他完全回不去了。
更悲催的是，电脑还卡在楼上啊。
这隔离通知下的，简直猝不及防。那天闹得真是，沸沸扬扬的一整个下午。
吓得这片区域还没被封的，赶紧搬上自己的笔记本电脑。有些做设计的同学，不仅要搬笔记本，搬硬盘，还有的搬主机，搬显示器，搬了一台，还有一台......
把图上的两位小哥都累着了，实在搬不动，走一段就得停下来歇歇。
这件事真给我挺深刻的印象。
我们对于远程办公和协作，已经很熟悉了，因为我们的办公室、人员本来就分布得比较远，一个项目可能有好几个城市的团队一起参与。
这事，我们有经验。
如果资料不是存在本地电脑上，而是都上了“云端”，就不会出现图片上这样慌乱的尴尬景象了。
确实，Joyce讲的这个故事，我也深有体会。文档都存在微盘里，才能轻松地说回就回。
像我们公司的编辑同学，随时让居家办公，都面不改色心不跳，顺手背起小包，就和往常一样下班去了。
就因为文档，都在云上。
所以，今天我要给你的第1个tip就是，万事先存云端，遇事不慌。
但是，我听说过一件事，就是有人往路上丢好看的大容量U盘，如果你觉得U盘好看，顺手捡回去用了，那就中招了。
一旦你把U盘插入电脑，它就开始“工作”了，窃取你电脑上的机密。
所以，用硬盘拷贝文件，对公司机密是很大的风险。
无论是不是特殊时期，我们建议一定要学会用云盘来协同，而不是用U盘。
这样，大家才是在同一个地方协作，而不是把文件分成几十份，各自修改。
但是，使用云盘有一个痛点，那就是对下载速度有很高的要求。下载速度越快，协同越高效。你可以选择企业微信的微盘，它的下载是不限速的。
这里，我再给大家一个非常重要的建议，当资料都上传云端后，要做好权限管理。
也就是，设文档的访问权限。
每一个目录，子目录，都是可以单独分享权限管理的。
哪些是公共文档，大家都能看？有关财务的，有关工资的，只开放哪几个人？特殊文件，只给谁看？
把文件都存好，权限设好，就能安心放假（居家办公）了。
2、早会Check in，激活工作状态
放假？不。
在家远程办公不等于放假。
现在这种情况下，管理者怎么抓日常管理呢？
加强定期沟通，我建议，开好“三个会”。
第1个会议，就是每天早上开早会，Check in。
目的是激活工作状态。
因为员工都在家，你很难知道大家有没有起床，是不是准时上班了。
为什么准时上班这么重要？
因为工作地点换了，但工作时间段没变，依然是早上9点到下午6点。
大家在同一时间段上班，群里消息才看得到，能及时回复，才有彼此协同的基础。
而且，最好是视频会议。
为什么？
督促每个人都穿戴整齐地出现在镜头前。
我经常出差，在酒店房间办公，偶尔也会在家办公。我给自己的要求就是，准时起床，穿戴整齐。
如果因为睡衣舒服，就穿着睡衣吃早饭，然后趴餐桌上开始干活，其实特别容易分神，进入不了工作状态。
像正常上班一样，起床，换衣，这是仪式感。把你拉入工作状态的仪式感。
那，早会开什么呢？
会议内容，就是每个人粗略地讲一下今天准备做什么。
比如，昨天（3月17日）的早会上，钟卉打算写完年度演讲预热文章；二希准备策划下一场直播，和嘉宾沟通；亮亮准备和出版社编辑沟通，策划讲书的活动，更好地服务读书会的同学们。
就1分钟，大概说一下今天要做的1、2、3件事。
早会不用太长时间，10-15分钟就好。
其实就是大家互相提个醒，开工了。
3、晚会Check out，小结打卡
第2个会议，就是每晚的打卡Check out，也叫晚会。
每天下午办公结束的时候，6点左右，有个Check out的动作，到办公群里面去打个卡。
给自己今天的工作状态打个分。恩，我给自己打9分。
然后，每个人简单说一下自己今天做的事，每件事做到什么程度了。
以及，有没有什么结果要同步给大家？
这样做，是让自己有个回顾，但又不能太正式，太正式显得像工作汇报了，所以需要在群里有一个非常简单的打卡动作。
简单说，效率要高。
早会是激活唤醒，晚会是小结打卡。
这是定期沟通里，每天非常重要的，也是最基本的两个管理动作。
4、周报复盘
第3个会议复杂一些，但却是我最重视的一个会议，周例会。
周例会，是对照着每位员工的周报来开的。所以，要想开好周例会，首先得学会写周报。
写周报也要学吗？当然。
拿我们公司举例。
比如，编辑同学的周报是：
1，本周写了2篇文章，数字化，核心竞争力；或者，本周剪辑了6条视频。
2，本周发起了2个热点。
看起来确实是这周干的活儿，但这样汇报没有意义。
我希望通过周报看到的是，把你的全年核心目标，先拆解到季度，再拆解到月，再拆解到周。
然后，在周报里写上，你的本周计划完成/实际完成，累计计划完成/实际完成，这两组数据。
所以，上面编辑同学的正确写法是：
1，本周计划完成2篇文章/实际完成2篇，累计计划完成16篇/实际完成16篇（8周）。
2，热点发布，9/50（全年目标发布50个热点，目前发布9个）。
周报，不是罗列你这周做了什么事情，12345，而是首先拆解全年目标，折算到周。
通过上面那两组数据，让大家清晰地知道，到本周位置，我们和计划进度之间的“偏差”。
然后，周报内容，要紧紧围绕着偏差，解释产生偏差的原因，和在下一周追赶的具体计划。
周报，是对“偏差”的纠偏。下周计划，就是纠偏计划。
着重思考应该停止做什么，开始做什么，继续做什么。
5、周例会纠偏
完成周报，可以开周例会了。
我特别重视周例会，时间，固定在每周一中午。必须每周都开。
什么意思？
就是大家坐在办公室，打开文档，评论，静默式开会。
按部门，依次看每位同事的周报，有疑问的地方，就在文档里添加评论，如果看到同事某个进度落后了，也可以评论，给出建设性的建议，和帮助。
回答，也是在文档中回复评论。
周例会，就是用来讨论周报上的偏差，最后得出结论，Who do what by when。
要结果。去指导后面的工作。
6、建立团队日程，方便回溯
上面三个会议，是润米全体员工的固定动作。
这里要提醒大家一点，千万记住，开启会议后，一定要点“录制”。
在企业微信里，录制好的会议会被自动转成文字。
如果有同事因为各种原因（比如被拉去做核酸了），没能同步参加会议，也可以在会后听录音，或者直接阅读这份转录稿。
1小时的会议，15分钟就能看完。老板也能知道每场会议都讨论了什么。
居家办公期间，我想大家还会遇到各部门之间，某个项目组可能也需要远程会议沟通。
这时，要使用一个重要的工具，就是日程。
我常用的一个功能，叫公共日程。
比如，把各种会议，放假通知，公众号的排期，都写在团队日程里。
把会议、公共事务放在日程里，好处是，到了时间就会提醒你，也方便回溯。
到这儿，我们讲完了第6个tip，建立团队日程。
7、项目管理，用甘特图
团队日程建好了，方便回溯，也方便提醒团队成员，更好地远程协作。
那，如果大家在一个项目上怎么办？如何协作呢？
用甘特图。
经典的项目管理，就是用甘特图来协作。
我们打开云文档，选择新建表格，接着选择一个内置的模板，项目管理甘特图。
协作，除了可以用即时的聊天通信，还可以把项目管理按优先级排列，或者放在图表上。
所有项目的进展也更加一目了然。
8、善用@ ，并养成回复的习惯
第8个tip，关于公司的文化管理，叫做善用@ ，并养成回复的习惯。
什么意思？
平常大家都在办公室，有问题，可能走到另一个同事面前就能沟通。那件事情怎么样了，这里，还需要加一个图片，等等。
但是远程，就没办法走到面前了。为了一个不着急的小事情打电话，也不至于。那怎么办？
就@ 对方一下。
所以，@ 经常出现在几个场景里，一个是在IM消息列表里，第二就是在文档里。
被@ 的人呢，要有回应，表示收到。
在我的公司里，我说：
公司里要养成一种文化，大家要养成一个习惯，所有人一旦被@ ，要有回复的习惯。
为什么？
因为我们正在不断发展，扩大团队。让我们在还小的时候，建立起强大的职业化能力，以免在发展的过程中，战斗力随着规模直线下降。
这个习惯一旦养成，会大大增强公司的文化。
9、用虚拟背景，和自动降噪
前面8个tip，主要是给管理者的建议。公司管理。团队管理。项目管理。文化管理。
最后来聊两个tips，和个人相关。
虚拟背景，和自动降噪。
首先，在家开会，不一定有整洁的背景。
建议大家在会议设置里，先选好你要用的背景，这样一旦接入会议，直接显示的就是虚拟背景了。
然后，远程开会还有一个很大的挑战，就是环境背景音会比办公室复杂很多。
如果在路上，有按喇叭的声音。在客厅，有老人看电视的声音。在书房，可能也有自己打字的声音、孩子上课的声音。
几十人参加会议，这些声音就会严重干扰会议效果。
如果你用的是企业微信会议的话，强烈建议确认一下自动降噪功能是否打开了（好像是自动开的）。
这样，就和面对面效果差别不大了。
每次我出差，碰上要在酒店里开会，我就拿出行李箱中，早就准备好的蓝牙会议音箱，连上手机，对着房间开始说话。
彼此声音清晰到，就像对方在房间里一样。
所以为了在家开会更轻松，我也推荐你使用蓝牙音箱，或者蓝牙耳机。
10、要专注，也要休息
在家办公，我们还容易被各种各样的事情打扰。
如何才能让自己更加专注，高效呢？
最后，给你推荐一个tip，就是当你想专注工作，或休息的时候，给自己设置“休息一下”，这样就不会收到消息通知。
这里可以结合番茄钟工作法，以25分钟为一个单位。这25分钟里，手机调成静音，什么东西都不碰，告诉自己在这25分钟里，别的什么都不能干，只能专心工作。直到番茄钟提醒你，时间到了。
25分钟后，把“休息一下”关掉。休息5分钟，去倒水、上厕所，干啥都行，然后再进入下一个专注状态。
休息一下，既是提醒自己，也是让协作的同事们了解你的状态。
知道你在埋头专注工作，这个时段，他们可能就不会来打扰你。
中午12点到1点之间，也请给自己设一个休息。吃饭，来回走走，舒展一下筋骨。
下班后，离开书房，清晰地告诉自己下班了。
区分好工作，和休息时间，才能让你既高效，又留有生活空间，劳逸结合。
最后的话
这就是我的10个高效tips。
1）万事先存云端，遇事不慌；
2）早会Check in，激活工作状态；
3）晚会Check out，小结打卡；
4）周报复盘；
5）周例会纠偏；
6）建立团队日程，方便回溯；
8）善用@ ，并养成回复的习惯；
9）用虚拟背景，和自动降噪；
10）要专注，也要休息。
希望能帮到管理者，和在家办公的你。
在数字化的浪潮下，网盘、会议、文档等线上工具，让“办公”场景能够逐渐脱离时空的桎梏，变得更加灵活。
善用工具，事半功倍。
还记得两年前疫情刚爆发时，网上很多段子说，居家办公，就等于每天24小时在线，7×24。
现在，我们有了微盘、视频会议，在线文档，这些远程协作的新工具。在家打开企业微信，会议、文档、微盘都可以在一个界面操作。
用好这些工具，和10条tips，让我们更方便协同，更高效地完成工作。
然后因为高效，所以即使居家办公，也能留一些空间给自己，给家人，给生活。让居家办公不再724。
（所以，米总，服气了吧？你爸终究还是你爸吧？）
祝愿，早日平安度过疫情。
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