企业家应制定符合人性的管理制度(二)

作者 | 赵磊(华恒智信资深咨询师

组织建设中两人在一起就有了分工,只要分工就容易有信息步骤的不同步,分工、流程建设就是按照最优的组织合作模式建立完成的。

制度设计与建设有效方法的角度:合作流程效率角度,即明确项目任务或者工作在不同时间节点所有参与成员的角色,通过有效分工、科学管控,实现组织资源有效利用的过程。

我们都知道组织在不断扩大中,任务量也不断增加,组织内耗也随着分授权的跟不上而有所凸显,因此组织在运作协作中,首先建立细化的分层分类的流程和标准,在这个流程表单上建设好的基础,进行制度建设。制度是明晰各个关键节点中各成员的角色与责任以及对特殊事项处理的原则。

从流程建设的角度来说,流程一般分成两种类型:一种是业务流程,一种是管理流程。业务流程主要是约定各个环节如何相互配合共同完成目标的过程。

而管理流程,主要是指在有效管控过程中,如何能够有效、高效、准确决策,并防范风险,对出现的各种规定和手段及注意事项有防范的措施。一般我们常说的管理制度主要指后者。

这里有一个导向、两个基本原理的介绍,大家可以结合使用和鉴。

所谓“导向”主要指以解决问题、防范问题为导向的视角来写制度,需要在制度中描述解决组织管理中各种困惑问题,也是解决问题的优秀方法、流程和总结。

两个基本原理主要包括:第一,明确角色责任的分授权原理,主要针对业务流程在管理制度的建设中使用;第二,例外事项决策的两种理论方式,一种是泰勒理论,另一种是权谋理论,主要针对例外决策管理中使用。

为什么要分清角色与责任?为什么要进行分工分权管理呢?

原因其实很简单:因为一个中心指挥,一个脑袋,理解不了组织的全部信息和决策。在很多情况下,决策需要的重要信息无法传递或无法准确传递到组织中心(核心),导致决策失败。因此为了让决策更科学,需要形成谁能掌握信息,谁多决策的模式。同时,组织采用分权机制的原因在于,它能让组织更快地对本地状况做出相应的反应。同时地方分权能够提高工作动机,即制度需要明确在不同时间阶段或者不同范围内,谁对相关事项有决策权,谁能说了算,避免出现有了流程,但是所有事情还都要上级决策,结果上级决策事情太多,最终影响组织效率

从决策的分工分权的方法而言,一般有横向分权、纵向分权两种方法,都是分析明确决策的责任在哪里的过程。

所谓横向分权,因为工作性质工作步骤差异导致相关环节相互之间的分工与协作,最终实现协作效率提高的过程,比如三权分立或者角色分工都是这样的类型,在平常高校的教授治校就是这个意思;所谓纵向分权,主要指决策分级管理,不同的决策在不同的层面,某个层面在某方面有调动各种资源及决策的优势。中国古代的分封制就是这样做的,在周朝、汉朝,都是将某个封地分封给某个郡王,之后这里的所有事均归这个封建王来管理

那么从现代社会发展角度来说,横向分权相对多一点。项目管理中有很多也引入横向分权的方法,这就需要明细各个方面临时事项的处理原则。平常工作中,很多事情都是事发突然,原有的流程和规矩已经不能适应环境及客户的新要求,所以很多企业领导人总是根据当时情况来酌情判断,因为有酌情的成分,这样的决策就属于权谋理论。还有一种决策方式是将各种决策事项一一明确决策答案,明确其处理的原则和程序,领导人的决策基本在规矩之内完成,这样的方式称为“泰勒量化理论”。

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