时间管理必须用到的几种重要而有效的图表

发布者：精彩书摘 2015/01/09 09:34

　　1、作息时间表

　　只有充分地利用时间，才能够使你的工作学习有条不紊。制作一个属于你的工作时间表，将会使你受益无穷。

　　有一个高效工作法则：你可以将一天24小时分成几大段，使你的时间安排得有条不紊：8小时工作，8小时休息（饮食、交通、娱乐等）和8小时睡眠。但通常的情形是，你工作的时间可能占用了你休闲的时间，而休闲的时间又是牺牲睡眠换来的。也就是说，你没有合理地按你排好你的时间。

　　以下是高效安排时间的四个法则：

吃饭的时间吃饭。不要允许自己在用餐时间内搅合一些最好在其他时间处理的事。
睡觉的时候睡觉。不要让一些非睡眠的活动来搅合你的睡眠时间。
休闲地时候休闲。决不能把工作和休闲混在一起。比如你的某项交易一定是在经销处成交，绝对不应在健身房完成。
工作地时候工作。工作时间可以衡量一个人事业是否成功，因此工作时间内，千万不能浪费时间，尤其不要让别人浪费你的时间。

　　有些事是浪费时间的，分清楚它们非常重要。以下就是一些典型例子：

那些没事到你办公室串门聊天的人。（你要学会说不，办公室是办公场所，不是用来聊天的地方。）
在饮水机前或其他类似的地方逗留，聊些三姑六婆的事。（拿了你的水就赶紧回到你的办公桌前去吧。）
打电话就可以解决的事，却以冗长的信件代之。（同时要避免少打私人电话。）
阅读那些跟工作一点关系也没有的报章杂志。
午餐时间过长。（在这上面浪费时间是最可惜的。）
休息时间太多。（应该好好想一想了，我为什么会这样？）
讲话没有重点。（记住，讲话简明扼要并切中要点可以节省不少时间。）
会议开得没完没了。（会议的开始和结束都要准时。）
一天可以完成的事情一拖再拖。（事情一旦做了，未完成前就不回家；或许来日方长，但今天才是最重要的。）

　　如果放松警惕，这些浪费时间的事务都会将你一天的时间销蚀殆尽。

　　2、工作进度表

　　在确定了自己的工作计划并为之奋斗之后，你就要时不时地检查一下，自己目前的进度是否能够按时完成任务，自己下一步的工作又是什么。而在这个时候，列一张表是最简单而且有效地方法了。

　　就像每一个公司都要有收支升降表一样，你也要有一张属于你自己的工作进度表。有了工作进度表，可以使我们对自己的目标更明确，而具体该做的事情也会一目了然了。

　　制定目标是为了达到目标，目标制定好之后，就要付诸行动去实现它。如果不化目标为行动，那么所制定的目标就成了毫无意义的东西。

　　实际上，相对来说制定目标倒是很容易的，难的是付诸行动。制定目标可以坐下来动脑子去想，而实现目标却需要扎扎实实地行动，只有行动才能化目标为现实。

　　许多人都制定了自己的人生目标，但是就是因为不知道该做的工作是什么，或是要达到怎样的进度，而渐渐地对目标模糊起来，最后在无比的茫然之下，失去了对目标的信心。

　　由此可见，我们需要及时地了解自己的工作进度，并制定下一步的行动计划，只有这样，我们才能一步步的迈向成功。

　　关于制定工作进度表，这里有如下建议：

　　（1）列出立即可以做的事。从最简单、用很少的时间就可完成的事开始。

　　（2）持续5分钟的热度。要求自己针对已经拖延的事项不间断地做5分钟：你可以把闹钟设定每5分钟响一次；然后，着手利用这5分钟；时间到时，停下来休息一下。休息时，可以做个深呼吸，喝口咖啡。之后，欣赏一下这5分钟的成绩。接下来重复这一过程，直到你不需要闹钟为止。

　　（3）运用切香肠的技巧。所谓切香肠的技巧，就是不要一次吃完整条香肠，最好是把它切成小片，小口小口的慢慢品尝。

　　同样道理也可以运用在你的工作上，先把工作分成几个小部分，分别详列在纸上，然后把每一部分细化分为几个步骤，使得每一个步骤都可以在一个时间段(或工作日）之内完成。

　　每次开始一个新的步骤时，不到完成，绝不离开工作区域。如果一定要中断的话，最好是在工作告一段落时，以使得工作容易衔接。

　　（4）在工作进度表上记下所有的工作时间（比如日期）。把开始日期，预定完成日期，还有期间各阶段的完成期限记下来。不要忘了切香肠的原则：分成小步骤来完成，一方面能减轻压力，另一方面还能保留推动你前进的适当压力。

　　如果你一贯喜欢拖延，现在就开始工作吧！

　　3、社交活动表

　　身处现代社会，一个人的力量是无法使其达到事业的顶峰的，你必须有别人的帮助，也就是说，你必须有一个能对你产生帮助的“智囊团”。

　　那么怎样建立一个“智囊团”呢？请牢记以下的提议。

　　（1）你确定自己的追求目标之后，便延揽有关的专门人才去辅助你达成愿望。

　　（2）你要决定用什么方式去酬劳这些智囊团的成员。没有一个人可以在缺乏酬劳的情况下死心塌地地为你工作；也没有一个聪明人会要求别人在没有酬劳的情况下为他工作----虽然这种酬劳并不一定是金钱。

　　（3）每周至少与他们见2次面，如果可能的话，次数多一点更好；你们不是无的放矢地见面，而是通过会议定出一个完整的计划。

　　（4）你要和他们保持高度和谐的合作，而这需极佳的个人修养和人际关系技巧。

　　（5）意见的分歧是在所难免的，你要懂得”掌舵“，方可以使这个集团流畅向前而不至漂泊不定。

　　（6）你要公正严明，不要偏袒任何一方，要时常细心地照顾成员的感情与感受。

　　（7）金钱无疑是你们的共同目标，但你要懂得带引成员去成长和进化，才能保证集团的持久和永恒性。

　　4、创新想法表

　　每天列一张表，把你的想法念头都写下来，经过长时间的积累，你就拥有了一大堆点子，这些都是你的财富。想想吧，在工作里，你拥有了无穷的创新想法，你就会在工作中把握先机，从而取得领先。

　　你可以在这张表中罗列如下内容：

　　（1）及时记录一些新的想法。人们在工作、生活、交际和思考的过程中，常会出现许多想法，而其中的大部分都会因为不合时宜而被人们放弃直至彻底忘却。从来就不存在“坏主意”这个词汇。三年前你的某个想法也许显得不合时宜，而三年后却可以成为一个真正的好主意。如果你能及时地将自己的想法记录下来，那么，当你需要新主意时，就可以从回顾旧主意着手。而这样做，并不仅仅是给旧主意新的机会，在这个过程中，可以更容易地捕捉到新的创新性的想法。

　　（2）自己提问自己。如果不问许多为什么，你就不会产生许多创新性的见解，你的工作就会因为没有创造性而陷入被动。没有任何事情是理所当然的结果。那些不明确的，看来似乎是一时冲动之中提出的问题，往往包含着许多创新性思维的火花。

　　（3）经常表达出自己的想法。如果你有了想法，不管是什么样的想法，你都应该表达出来。如果是独自一人，你就对自己表达一番；如果你身处群体之中，不妨告诉他人共同进行探讨。

　　一个人一生中的大多数想法，都被无意识地自我审查所否决。这种无意识地自我审查机制将一切离奇的想法都当做“杂草”，巴不得尽快加以根除。

　　循规蹈矩的心境里没有“杂草”，但循规蹈矩的心境也没有创造力。你想要有创造力，就必须照料好每一株“杂草”，把他们当做有经济价值的新作物。

　　你要把不寻常的离奇想法说出来，把他们从头脑中解放出来。一旦他们进入到交流领域之中，便能够免受无意识领域中的自我审查机制的摧残。这样做，使你有机会更仔细更充分地去审视、探索和品味，去发现他们真正的使用价值。

　　摘自《麦肯锡卓越工作方法》，拉塞尔著。