宝洁：一页报告的效力

发布者：精彩书摘 2015/06/16 09:13

　　宝洁公司的标语是“一页备忘录”，该公司的前任总经理理查德是一个做事情雷厉风行的人。他有一个习惯，就是从来不接受超过一页的备忘录，他常在一页退回去的备忘录上面写道:“把它精简成我想要的东西。”如果备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的，只理解简单的，我工作的一部分就是教会别人如何把复杂的简单化，只有这样，我们才会更好地进行下一步工作。”

　　传统的报告一般是由经理或者经理助理起草拟定的，报告大约15页左右。因此，有人置疑，如果说报告只有一页长，宝洁公司是如何将其处理得如此切中要害，一目了然的呢?研究人员的调查揭露了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上，不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减，目的是尽量减少领导者或其他人阅读报告的时间。这种处理问题的方法非常精细，并且趋于完美。宝洁公司的总裁经常鼓励他的员工及时与自己沟通，并对提交报告的员工说"公司的大部分效益建立在这一页报告上。"这也是宝洁公司高效率的工作水准和高效益的营业收入之秘密所在。

　　一页报告的特点在于，它的要点鲜明集中，比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时，一页报告也解决了很多问题。

　　首先，因有少量的问题有待讨论，审核的速度加快了，工作效率也提高了。

　　其次，节省了大量的、不必要的时间上的浪费。

　　最后，这种精练的文章形式，使报告的含金量大大提高。

　　一份冗长的报告也许写的时候不会太难，但是如果让你把这份冗长的报告缩节成一页纸，那么难度就很大了。

　　因为一份简洁明了的报告要求有更高的含金量，而含金量越高，报告的价值与可行性也越高。我们缩减报告的目的，就是要求报告的内容告别那些繁琐的一味重复性的语言。一份报告没有清晰的结构与观点，就没有可读之处与可行性。一份精简的报告不仅是在节约阅读者与执行者的宝贵时间，而且是在无形中提高了企业的效率。

　　为了提高效率，管理者应该采用最简单可行的方法节约时间。一页报告就是一种行之有效的良好方法，它可以让领导更好地了解企业的运行现状，可以使领导者与员工及时沟通，了解员工对企业的期望值，接受员工对企业的建设性意见。同理，在企业的管理制度上也可以做好管理结构的简化，使上下级之间达到高质量、快速地沟通。