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职场新人电邮使用指南, 你都会了吗

  距离高考也是越来越近,预计又有一大波职大军接近。我们在找工作和真正的工作中,大家会经常接触电子邮件,下面是小编为大家准备的一份简明易懂的电邮使用指南。

  截止至今年3月8日,电子邮件之父和@符号的发明者雷·汤姆林森去世之时,全球每天发送出去的邮件有 1990 亿封,至少有 10 亿用户在使用电子邮件。

  电子邮件是一种全球统一认可的沟通方式,任何上网设备都能够接受。尽管如此,在不同地区对电子邮件的使用频率和使用偏好却不尽相同。在欧美,人们把电子邮件作为与友人分享信息的最常用载体——至少在 Facebook 出现之前是这样。之前几年的调查显示,新闻网站的文章被分享出去的最常用途径就是电子邮件。有时,他们只是在邮件里面简单的说一两句话,把邮件当短消息使用。

  在日本,则是反过来把短信或曰彩信当邮件使用。因为早在功能手机时代,日本的手机就可以发表比 140 字的短信要长很多的信息,所以通过手机发送的专有格式邮件,成为日本人使用电子邮件的主要方式。而日本人动辄于一天内有上百封的留讯往来,基本上是把手机邮件当即时消息

  而在中国,则是一开始就进化到了信息沟通的终极阶段——即时消息。如果把我们的每一条即时消息,都算成是一条邮件的话,那么我们每天可能要发上千条“邮件”,比日本人更过分。比中国更晚,世界其他地区前几年开始也正在缓慢进入即时通信时代,电邮使用率在进一步下降。

  1. 今日电邮的地位:正式的商务沟通工具和工作档案

  习惯使用即时信息交流的人,还需要邮件吗?当然。电子邮件在职至少能起到以下不可替代的作用:

  跨部门联系的统一语言;

  阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项;

  正式工作报告,日常请示和审批;

  工作项目的历史档案;

  展示责任、维护权益,作为意见不合时和争端解决的依据。

  电子邮件的出现,打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念自白纸黑字书写的邮件,而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月,信息的传输效率极低,根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具,使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速,真正使得异步沟通成为了可能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复,这个时间既不短又不会太长。

  在空间上,人们以前要想打电话必须在固定的处所,收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的,尽管后来手机也实现了同样的目的,但电子邮件是一切的开端。同时,电子邮件也比其他的方式更早地实现了,即使不是在自己本人的设备上,也可以登录后查收属于自己的信息。

  因此,对于现阶段的人来说,在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下,电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式,商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言,比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话,打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话很多时候都起到确认收到邮件与否的作用,所以有时并不是最正式的沟通手段。

  2. 商务邮件的几条基本原则

  谨记每一封邮件都是正式存档。 所以,不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定,没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。

  不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。 私下交流怎么说都好,但作为“呈堂证供”的邮件,要是引起歧义和误解,麻烦就多了。

  邮件是“笔谈”,对内宽松,对外正式。 内部沟通讲究效率,邮件应该直奔主题。而对外邮件,则一定程度代表自身素质公司形象

  私人问题和网购合不要用公司邮箱。 实际上,非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。

  3. 第一步——选择合适的邮箱

  刚刚走入社会求职者,可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用 QQ 邮箱,或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言,一个人不会修改默认设置,只能随波逐流,给什么用什么,似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔,对其他公司最好也遵循同样的规矩。

  选用不存在网站旗下的 Gmail 是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自 Gmail的邮件,所以不用担心。用 Outlook 或者苹果的@me.com 邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话,网易系列邮箱,或者 QQ 邮箱的别名——@foxmail.com 邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。

  你可以把新申请的求职邮箱的邮件,以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱,但请务必注意接下来的设置:

  在信箱的寄件人姓名以及邮件签名的设置中,一定要写清楚真实姓名,以及必要的联系方式。在设置当中去掉信纸等花哨的东西。因为在网速不好的条件下,光是加载这些信纸就会耗费很长时间,使得邮件的真正内容被淹没。

  总而言之,在拿不准领导喜好如何的情况之下,需要把邮箱当中体现自己个性的部分全都先去掉。如果公司有要求,还应该按要求给自己的邮箱签名换上公司的统一模板。

  还有,请记得把简历保存为 PDF 格式。

  4. 确定主题和收件人

  在写信时有一些基本的原则,但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人,有时候也会犯这个毛病。

  一封邮件只写一个主题。 在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的,所以宁可把所有的主题都拆开,分成四五封邮件发送,也不要把所有东西都写在同一封信里。

  主题应包含所有核心关键点。 邮件的主题应该怎么写呢?比较下面两个主题:——“报告” ——“XX 部门 3 月 1 日下午关于 XXX 问题的处理结果报告” 不用说大家也知道该选择哪一种写法。

  同一件事情的发起——跟进——考核在同一个线程完成。 所谓线程,是指原邮件,回复邮件,回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务网页版,都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起,看起来像是聊天界面。所以,多次回复之后邮件标题有一长串的“Re: Re: Re: Re: Re: Re: ”,可以删掉多余的,只留下一个 Re: 就行。

  紧急邮件发布同时在聊天工具,电话等地通知。 就像上面说的一样,打电话往往可以确保你联系到对方,起到确认收到邮件与否的作用。

  仔细检查收件人。 首先,区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知,如果确有必要回信,只回复发件人,不要群回。 其次,“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道,但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大 Boss。只有和你的直接主管达成共识以后,才抄送更高的领导。

  5. 撰写正文

  转发邮件时,要及时摘除不适合转发的信息。 在说其他事项前,这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”?简单说,没必要让对方知道的都要删除,而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。

  推荐去掉所有正文样式。 在有些邮箱(比如 Gmail)选择纯文本,另一些(比如网易邮箱)选择系统默认的字体和字号,不要用奇怪的字体、字号或颜色。

  长文字直接写入正文,不要放在附件里。 如果文字带有图表,用(图 1)(图2)等占位符表示图片位置,将配图命名为“图 1.jpg”“图 2.jpg”等插入附件。然后,再配上同样文字的 DOC/XLS/PPT 或者 PDF 格式副本。

  在正文开头附上目录。

  写完要检查,避免错别字。 对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说,就在邮件里怎么写。

  6. 附件

  要提示收件人查看附件。

  邮件正文的副本要放在附件里。 如果是未定稿,采用 DOC/XLS/PPT 格式;如果是定稿,采用 PDF 格式。考虑到某些电脑不支持 DOCX/XLSX/PPTX 格式,保存时要选择兼容模式。

  附件超过 4 个要压缩打包。 ZIP 格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件(比如好压),切记 不要 直接点下一步,保存为它们专属的格式!

  一般不要发布特殊格式的附件。 比如,Xmind 和 Mindmanager 同为思维导图软件,但格式不兼容。不过,它们都可以导出为图片或者 PDF 格式文件。请替收件人着想,他们很可能是在手机上看邮件。

  每个职伙伴在工作中避免不了邮件的日常汇报,那么在发邮件汇报时 知晓越多才能凸显出你自己的才能,让在职场大军脱颖而出。

  来源|职场邦

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