老板,你知道我在努力吗? 如何有效汇报工作?

  • 原文载自:玲说职场人生
“坚持原创的公众号不到7%,你真有眼光!”<nr> 我是Ling, 80后,现居荷兰。曾供职于巴黎银行荷兰银行,目前是欧洲20强金融集团(14000 员工)唯一中国背景的高级项目总监。现实的理想主义者,梦想帮助更多人加速成长。

想象你自己是一个经理,所管理的部门有两个资历接近的员工。你交给他们相似的任务,一个月之后看成果。

员工A有问题就问,有新的想法也来和你说。有时候一天来来回回能沟通好几次。刚开始有点烦,沟通了几次你发现通过每次的谈话,你能了解他做到哪一步了,出现了哪些困难你可以帮助他解决,也有做错的地方你马上有机会给他指出来。

员工B拿到任务就去忙了,你看到他每天都在座位上埋头苦干,从不来打搅你。但同时你也很忐忑,他是不是在做,有没有正确地做,他有没有吃透这个任务的目的和期望的结果。另一方面,你想应该相信他的能力,还是等一个月后看结果再说吧。

你会更喜欢和哪位员工一起工作呢?

这篇推文是受学妹之邀。她现在博士在读,同时也为欧洲经济研究机构做项目。她的问题是:“感觉有的外国同事很会在邮件中汇报自己阶段性的工作成绩。但我自己多数时间会觉得工作的过程没有必要汇报,也不知道怎么用邮件的形式表达好。”

这个问题有两方面:
阶段性汇报有没有必要?
如何有效做工作进度汇报?
她的这的困扰正是反映了中西方文化差异所导致的职场沟通思维的不同。

01 阶段性汇报有没有必要?

在传统中国文化里崇尚的美德是“埋头苦干”,不信你看人家雷锋,被树成典型就是因为人家做好事从来不留名 (“是金子总会发光‘)。

而西方崇尚自我表达。做了什么想到什么恨不得得让全世界都知道。我出国留学那会经常会”鄙视”那些西方同学,老是在课堂上或者小组讨论中问一些有的没的的问题。这么简单,干嘛不去自己查查?

刚开始上班那会,偶尔得知部门有个同事每天雷打不动给经理写一封邮件,列数她今天所完成或者在进行中的工作。我心想,有必要浪费时间做这个还不如好好干活,从不去打扰老板,到时候交活儿完事,多利索!

后来担任了项目经理工作,其中一个必要的工作就是每周都要写项目进程报告,然后才意识工作汇报的必要性。 我在写报告的过程中,需要把上个阶段发生的事项像放回放电影一样全部过一遍,然后再提炼总结。因为篇幅有限,要找到合适的语言和逻辑来表达,这个过程就是一个锻炼思维能力表达能力的过程。写出来的东西和说出来的相比,能成倍地调动你的脑力。


02 加强与上司和团队沟通

在我上篇推文里强调了让相关人看到进度的重要性(职场千万条,靠谱第一条)。 我再举一个例子。想象两个网约车司机。

第一个,我的脑洞版本,
你下单了,预定15分钟后出发去机场
但是,你看不到司机位置,看不到距离与时间的估计,联系不上司机。
你等呀等呀等,司机出现了,只迟到两分钟,并没耽误事。

第二个,你下单了,
手机显示着,司机距离你2公里,预计8分钟到达,正不断向你的位置接近;
司机发了条消息,您好,请问您的定位准确吗;你回复,准确;
不一会儿,司机又告知,路口有点拥堵,抱歉可能会晚到两三分钟。
你喜欢哪种体验呢?

你的老板项目相关人,就像这个约了车的客户。他们了解你需要一段时间到达目的地,但及时合理的沟通会让大家有更好的体验。航班动态、外卖小哥位置、文件下载进度条,都是为了让人们在不确定性的世界中多一点确定性。

03 怎么写好汇报

首先,花时间想想你汇报的目标。没有清晰的目标,就无法撰写进度报告团队里其他人希望从我这得到什么信息?我应该重点写哪方面的东西?有哪些任务很重要需要让他们知道?

我这里分享一个很简单的模型DIT + R & I

D (DONE): 上阶段完成的事
I (IN PROGRESS): 正在进行的事物。
T (TO DO): 准备下阶段开始的事物。
R(RISK):有哪些风险可能会影响到工作的进程。
I (ISSUE): 哪些问题或者挑战需要及时解决,从而能让工作继续推进。

如果把这几个关键点都在工作总结邮件中覆盖,就可以给你的老板一个立体的影像。

汇报的本质,是沟通。既是传递工作成果,也是为了寻求明确的上级支持,请好好运用这个沟通方式。 更多职场干货,请关注:玲说职场人生

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
88+1