如何避免忙死领导,闲死下属?

很多领导在做管理的时候,管着管着就成了“救火队长”,不仅没有提高团队工作效率,反而让自己越管越忙,导致“领导忙死,员工闲死”的尴尬局面。

那么,到底如何才能避免成为“救火”队长呢?

管理的常识内容合伙人、《上任第一年手记》作者陈媛老师认为,想要摆脱“救火队长”的身份,管理者除了管住自己,也要帮助员工提升自主解决问题的能力,比如可以给团队做一次“如何进行问题分析与解决”的主题分享,内容分为以下六个步骤,Enjoy:

作者:陈媛
来源:管理的常识(ID:Guanlidechangshi)

01、第一步:问题界定

问题界定需要做到四个方面:

了解问题的主要来源

确定解决问题的主题

找出与主题相关的问题

清晰地陈述和定义问题(过去型问题、现在型问题、将来型问题)

02、第二步:原因分析

原因分析有四步:

找出可能的影响因素

采集整理数

确定问题主要因素

完成主要因素问题分析报告

在这里可以引入鱼骨图工具进行原因分析,之所以使用鱼骨图,是因为问题产生的原因可能有很多种,直接的或间接的、主要的或次要的、客观的或主观的等。如果不能用一种有效的方法进行梳理,就很容易陷入混乱。

鱼骨图(见图2)可以用来抽丝剥茧,分析一层层的因果关系,正好是可以解决这类问题的一种简单又有效的可视化方法。

图2 鱼骨图

使用鱼骨图可以让我们对问题产生的原因进行归类,使这些原因更有条理和逻辑

使用鱼骨图有四个步骤:

1.鱼头:定义主要问题。

2.骨架:讨论并确定主要影响因素类别或框架。

3.鱼刺:使用头脑风暴等方式,依次对各主要原因进行细化。

4.修改和优化,找出和分析根本原因。

03、第三步:解决策

制定解决策略需要四步:

讨论可能的解决策略

确定解决问题的标准

建立解决策略的选择标准

评估与确定解决策略。

常见的误区是,喜欢根据过去的经验,做未来的决策。

如果出现“哎呀,我怎么没想到”这种情况,我们就应当重新思考,向自己提出三个问题,帮助自己深入思考。

问题一:其他人会怎么思考这个问题?

问题二:两个选择真的水火不容吗?

问题三:我能找到为自己提供帮助的方式吗?

04、第四步:行动计划

制订行动计划需要三步:

明确计划要求

制订行动计划

找出关键路径

在明确计划要求和制订行动计划方面,可以通过列出项目步骤、确定完成时间、使用甘特图的形式进行。

在确定关键路径的过程中需要考虑:对结果的影响、时间限制、成本、难度、历史经验。

05、第五步:方案执行

方案执行需要四步:

实施行动计划

监督实施过程

采集用于评估的数据

必要时实施应急计划

06、第六步:结果评估

结果评估需要四步:

目标结果进行评价

检查方案引发的新问题

将成功方案设为新标准

检查回顾。

最后,需要注意的是,在整个问题分析与解决的过程中,我们需要做到专注。

三个步骤可以帮你有效实现专注:

①判断最佳选择、行动时间;

②集中精力于眼前的问题;

③坚持行动。

问题分析与解决能做到这个程度,项目就趋于稳定和成熟了。

07、小 结

问题分析与解决的六个步骤:

第一步,问题界定。了解问题的主要来源,确定解决问题的主题,找出与主题相关的问题,清晰地陈述和定义问题。

第二步,原因分析。找出可能的影响因素,采集整理数据,确定问题主要因素,完成主要因素问题分析报告

第三步,解决策略。讨论可能的解决策略,确定解决问题的标准,建立解决策略的选择标准,评估与确定解决策略。

第四步,行动计划。明确计划要求,制订行动计划,找出关键路径

第五步,方案执行。实施行动计划,监督实施过程,采集用于评估的数据,必要时实施应急计划

第六步,结果评估。对目标结果进行评价,检查方案引发的新问题,将成功方案设为新标准,检查回顾。

关于作者:陈媛。领导力研究者,企业高级培训专家职业生涯规划师。耕耘于学习发展领域10余年,现任世界500强互联网企业领导力培训负责人,曾在百度大学任职。擅长从0到1搭建领导力体系,设计大型学习项目,讲授管理课程,使用人才测评工具MBTIDISCPDP。被《培训》杂志评为“金牌讲师”。本文摘编自《上任第一年手记》,机械工业出版社出版

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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