不要堆砌你的办公桌

  美国管理学者蓝斯登说"我欣赏彻底的和有条理的工作方式……看看彻底和有条理的成功人士的工作方式:向他询问某件事情时,他立刻会从文件箱中找出相关文件。当交给他一份备忘录计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜。"

  人们经常会看到一些学生的书包、书桌,甚至一些管理者的公文包和办公桌上,堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志等等。当你需要一份文件或寻找书稿时,是否还要把这些东西翻个底朝天呢?试想,在这样杂乱的环境中工作或者学习,你的效率会提高吗?

  建立一个良好的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。

  办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。有些人似乎把杂乱无章看成了一种生活方式,他们认为这样非常随意和放松。

  可问题是,在大多数情况下,资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗,最后才会在最低端发现你的目标。这样,时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是,随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。一个小纪念品、一张画片都有可能突然出现在你的视线里。

  那么,我们下面就来讨论一下怎样解决这一问题吧。

  把你办公桌上的所有文件根据内容归类,把重要的、急需处理的放人不同的档案袋中,并在档案袋外面加以简单注明。

  至于次要的文件,可以稍后处理的事情,则可以将它们的相关资料进行归类,然后放入抽屉之中。

  空闲时间的阅读材料,也就是一些自己爱看的书、杂志、报纸等等,最好看完之后就都放入自己的办公柜中,不要让它们在你工作的时候摆在你面前,因为你的兴趣很有可能把你从工作中拉走,而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

  对和你的工作相关的或者对你有用的客户,其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等,也一定要分门别类登记放好,以便随时查阅。

  在每天下班前,可以抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样你就可以结束今天的工作,迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去,养成习惯。

  按照以上的建议,认真地整理你的办公桌。第二天再来上班时,你会发现办公室的空气更清新,工作效率也随之增强,同时,你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。

  摘自效率第一》,李佳东著。

本书分五章,内容包括;树立目标、转换思维效能管理时间管理人才管理企业效率理论,为企业发展提供有效的指导和参考。

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