如何提前知道工作计划是否合理?

  很多时候我们清单上列出来要做的事情总是做不完,10件能完成8件就不错了,剩下2件拖到明天,这就增加了明天的负担,结果又有2件完成不了,又往后拖,计划完成不了是非常影响情绪的,让我们感到焦虑、挫败,而情绪不好的时候又是效率最低的时候,结果就进入了“每天事情都做不完”的恶性循环。

  有些人列的计划让经验丰富的人看一眼,就知道能不能做得完,这人的个性是怎样的。我们来试试:你可以先看看下面这份清单,你觉得他能完成今天的工作计划吗?


  小强觉得完成不了,为什么?我们放到后面说。看完今天的文章,即使你没有丰富的经验,也可以评估自己今天的计划是否做的完,然后做调整,这有点像天气预报,对现在掌握的信息进行评估,对未来趋势做出预测,让我们可以提前调整和应对。

步骤一:准备一张带时间轴的纸

  习惯笔纸工具的人:

  你可以拿一张白纸,在靠左边照图中这样画好时间轴就行了,每个点代表半小时。

  或者我也给你提供了带时间轴的每日计划的模板,到我的公众平台回复“日计划”就能下载:

  (文件是PDF(来自网络)A5大小,一张A4纸刚好可以打印两页,对折一下就能用)

步骤二:预估每件事所花费时间,并放入时间轴

  一定要把这两步分开,先估算每件事情花费的时间,然后再放入时间轴。

  否则的话,你可能会为了满足时间轴而把时间估算的过于保守。

  就像这样:


  小贴士:

  预估不出每件事的时间?可能有两个原因:1、以前没预估过,所以估算不出来,平时做一件事花多少时间就是多少时间,从来没有考虑过,我计划做这件事情多长时间。2、想法太多,行动太少,比如说今天想做个ppt,但是结构、素材什么的都没准备好,当然预估不出事情时间了。

  预估和实际相差太远?这个要先放低对自己的要求,预估和实际之间的差距,我把它叫做“时间感”,这是要不断预估和纠偏才能越来越准的,比如说写周总结,第一次预估时间40分钟,结果用了20分钟,第三次用了28分钟,第三次用了18分钟,第三次用了40分钟,那下次预估时间为30分钟就可以了,天气预报也没那么准确对不对。  

步骤三:进行评估

  评估的方法是看着时间轴问自己三个问题:

  问题1:总时长是否超过工作时长


  问题2:是否留有20%的缓冲时间?


  问题3:是否50%都是想法而不是行动?

  所谓想法就是你想做,但还不知道该怎么做的事情。

  所谓行动就是可以立刻去做的事情。


  如果这三个问题有一个回答是否定的,那你的这份计划就很有可能无法按计划完成,比如文章一开始的例子,我觉得他计划完成不了,就是因为50%的事儿都是想法而不是行动。

  结语

  我们平时比较关心“如何做事情”,但是很少关心“如何做计划”其实计划做合理了,事情会更顺,焦虑会更少,心情会更好。

  PS:1、这个方法不用每天用,当你觉得最近事情老做不完的时候用一下。2、不需要太长的时间。最多10分钟。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
23+1
取消收藏
工作计划  工作时长  效率  趋势  预测