番茄工作法:很多人用不好,因为没“吃”好!

  时间是世界上唯一公平的存在,无论身处哪个社会层级,每个人的一天都是24小时,谁也不会多一秒或少一秒。拿时间这一相同的赌注作押,在有限的时间范围里比他人学得更多、做得更多、走得更远,才有可能打破社会层级的约限,跻身精英阶层。因而充分利用好我们的时间、提高效率,是实现社会层级跃迁的最靠谱途径之一。

  因此,初学时间管理小伙伴都会去寻找各种时间管理法来提升效率,最常见的就是“番茄工作法”。此篇文章,就是以我自身为例,列举出我们在学习番茄工作法中遇到的常见问题和解决的建议。

  首先,用一小段话解释什么是番茄工作法:选择一个待完成的任务,以25分钟为一个番茄时间,并设置闹钟提醒,在此期间专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟,每4个番茄时段为完成一个大番茄,休息15分钟。而后进入新的一轮番茄时钟,以此类推。

1、一个番茄吃多少时间合适

  番茄工作法之所以被创立,是源于它的发明者弗朗西斯科·西里洛的一次偶然尝试。有一天他在厨房看到一个番茄形状的定时器,就突然想给自己一个考验,给自己设定10分钟的时间,在这10分钟的时间里集中精力就做一件事情,考验自己能否完成。每次闹钟响起的时候都休息5分钟作为奖励。逐渐地,他发现自己能集中精力做事的时间是25分钟居多。之后才有了“番茄工作法”的诞生。

  在此,我想强调的是,每个人能够集中精力的时间长短都是不同的,尤其“手机综合症患者”,常常两三分钟就得掏出手机刷几下,有了手机的干扰,想要集中精力来学习或者工作就更难了。然而作为时间管理的初学者,我认为不妨学学“弗朗西斯科·西里洛”,一开始只给自己设定10分钟的时间,在习惯这样的强度之后,再慢慢增加时长。

  在初期,我的设定时间也是25分钟,但因为我的工作经常会遇到被同事打断交流的情况,并且结合自己的自身情况。对于我来说,25分钟的时间就太长了,经过摸索,我发现20分钟的小番茄最适合自己。而休息的时间我通常会设置成5-10分钟的弹性时间,最多不超过10分钟。

  因此,对于每个小番茄的长度,不建议一定要是25分钟,可以结合自身情况来量身定制。

2、番茄工作法不单纯是“作”与“息”

  经过一段时间的番茄时间磨合之后,我们还会发现,虽然能够很熟练地运用番茄工作法,但是工作效率也并没有明显的提升,只是机械化地记录着番茄的开始和结束。甚至有时候,我们都不确定下一个番茄应该要做什么。

  之所以会出现这种情况,因为我们在制定番茄工作法的时候,只是安排了“事件”,而不是设定“目标”,时间管理可以从记录时间开始,不过还应该与目标管理相结合。

  没有目标的时间管理反而会耗费精力,表面上看起来很努力,却是在瞎忙,而造成内心空虚的消极情绪。我们每天在工作和学习上的时间管理,应该是奔着“精进”去的。每天除了安排既定目标之外,适当地给自己增加一些长期性的小目标,在每天的工作中一点一点地实现,日积月累不仅会感觉自己工作效率提升,甚至在技能技巧上也有很大的提高。

3、小目标完成,番茄没吃完或番茄吃完,小目标没完成该怎么办

  我们的工作按照所需时间长短来分类的话,可以分为长时任务和短时任务。可以简单理解为长时任务是至少等于或超过1个番茄钟的工作,短时任务是小于一个番茄钟的工作,甚至可能只要2分钟就能够完成,比方说拨打一个邀请电话,收发一封确认邮件等等。

  这两种任务会我们面临两种问题:

  1)番茄吃完,小目标没完成

  2)小目标已完成,番茄没吃完

  第一种问题相对来说就好解决,可以通过多设置几个番茄钟来完成,其中要注意的一点是对于长时任务的番茄钟数量预估。不论是预估数量过多或过少都会影响到其他任务的安排进度,所以我们就要通过多次的经验积累,尽可能使工作耗时与番茄钟数量相一致。当然,欲速则不达,这样的经验积累可能会是一个漫长的过程,但同时也是自我认知的过程。不用强求在自己在几天之内就能够完全做到。

  针对于第二个问题,“小目标已完成,番茄还没吃完”的情况,最简单的做法就是把任务进行分类。将多个短时任务集中在一个番茄钟来完成。如果这些短时任务仍然无法凑够1个番茄钟,那么可以缩短番茄钟,提前进入短暂休息。

4、一天吃几个番茄合适

  如果有听过时间管理课程的小伙伴可能会知道,大部分讲师都会建议时间管理的初学者1天的番茄数量为8-10个较为合适,那为什么是这个数量呢?

  不如以我自己的工作日为例,来做一道计算题:上班时间:08:00-17:30,其中12:00-13:30为午休时间,1天的工作时间为8小时,上午4小时,下午4小时。以每个番茄20分钟,休息10分钟来计算,1小番茄的时间是0.5小时,4个小时全部安排。番茄数量则为4/0.5=8个,

  因为自己是初步进行时间管理,要给自己留出充分的“偷懒”时间,刨去上班的准备时间和下班的缓冲时间,各计为1个番茄:8-2=6个。刨去中间一轮大番茄的休息时间(有可能是带薪上厕所),计为1个番茄:6-1=5个。那么一天可利用番茄数量为:5*2=10个,这样的数量正好落在讲师的建议数量里。我们再来看看10个番茄总时长为:20min*10=200min=3H20min。

  你可能会说,梁子,这样你一天真正工作的时间不到0.5个工作日,不觉得心虚吗?其实,在第一次看到这样的数据结果的时候,我也觉得有些少,不过经过一段时间的尝试,我发现在没有遇到公司突发的紧急任务的情况下,一天保持高效的工作近3个半小时,是足够完成当天任务的。

  这也就说明,我们可以根据个人实际情况,合理设置自己一个工作日内的番茄时间段,尽量将重要的工作放在头脑高效的时段,比如上午8:30到11:00,下午15:00到17:00等;不一定所有工作都要纳入番茄时间段里,找到适合自己的工作节奏即可。

5、给自己增加一个“回味”番茄

  在自己每天的工作结束后,尽可能给自己预留一个番茄钟,这个番茄钟就是“回味”番茄,简单的说,“回味”番茄就是专门用来做复盘和小结的。相信大部分人都跟我一样,都不太愿意做总结,所以我的方式,就是只在完成的任务前打钩,检查是否还有未完成的工作,对于特殊性工作,比如取得一些重大突破的结果,就用简单的一句话来说明。同时还可以在这最后一个番茄钟中计划第二天要做的工作。

6、给自己增加一个娱乐番茄

在当天工作不是特别多或者在工作中取得可喜成绩的时候,可以增加一个“娱乐番茄”用来放松和奖励自己。比方说看公众号文章、跟同事聊天、看几篇娱乐新闻等。

7、番茄刚吃一口,进虫子了怎么办

  在利用番茄工作法的过程中,最常见的问题就是工作被打断。可以简单分为:

  1)外部打断   2)内部打断

  准备工作:在自己办公桌上放置一份的小活页本(已经翻到空白页)和笔。

  外部打断:又可以分为可控型和不可控型。

  可控型:来自于同事临时打断,比方说一些办公软件上问题的咨询。对于这种情况,通常情况下可以先问TA,是否很着急,可否再等我10分钟时间,或者告诉TA,我正在用番茄工作法工作,说话的同时利用手边的笔在活页本上记录下TA的请求,表示这件事情我已记下作为代办。另外一种方法,就是寻求第三方的帮助,在这项任务不属于非你不可的情况下,可以将问题转换到其他有空闲的同事手上。

  不可控型:大多数来自于上级领导临时工作安排等,面对这样的情况,当然不必多想,饭碗要紧,放弃番茄钟,响应领导的号召即可。

  除了外部打断,影响力更大的其实来自于我们自身内部的干扰。我将它分为两种,分别是随时跳跃出来的小想法和猝不及防的生理问题。

  对于随时跳跃出来的小想法,比如说突然想到还有其他的待办事项或者是工作灵感亦或是手机信息恐慌症等。对于这些小想法也一样在事先准备好的空白活页中做记录,一切都等当下的番茄钟结束的时候再来决定什么时间来处理这些信息。切记,记录时要工整,标明序号,大可提高你在解读和处理信息的效率

  对于猝不及防的生理问题,比如去一趟卫生间,准备好热开水备饮、觅食充饥等。在面对这些人有三急的境况,如果可以忍受,就推迟到休息时间去完成;如果难以坚持,那只好暂时放下番茄,解决三急。总之,番茄法是灵活可控的,不一定在执行番茄工作法时,得把自己放置在条条框框中。

8、一个番茄不过瘾

  我们有时在着手做事时,可能灵感一触即发,继而文思泉涌。当我们处于一种澄明的状态之时,如果番茄钟“叮”的一声响起,告诉我们该休息了。这个时候是应该停下来休息还是继续手头的工作呢?如果停下来休息,等休息时间结束,恐怕就很难再次进入刚才的状态了。

  每一个人在任务或者状态之间的切换上都是需要消耗时间的,这个时间被称之为“暗时间”,在暗时间内,我们的效率相对较低,而每个人的暗时间长短都不太相同。有长有短,这也就意味着能够更短或者更少出现暗时间的人,能够节省的时间也较多,平均工作效率也更高。

  在明白“澄明”状态和“暗时间”的定义之后,我就可以根据自身情况来决定,当我们状态很好的情况下,如果番茄钟响起,我们是否要进入短暂的休息。以我自身为例,当我处于灵感迸发的状态下突然被打断,被迫休息,下一次想要回复最佳状态所花费的暗时间都比较长。所以我会选择,先看一眼电脑右下方的时间点并记住。然后继续工作,在灵感期基本结束或者感觉到工作疲惫的时候再停下来休息,这个时候我还会再看一眼时间,计算一下中间大概经历了几个番茄钟,然后决定休息的时间长度,休息的时长最多不超过一个大番茄的休息时间

9、没有番茄可以吃了怎么办

  毕竟我们不是库克、不是巴菲特、不是马云,每天都会有满满当当的工作安排,工作密度并不是平均分配到每一天的。也会遇到某一天几乎没有几样工作的是时候,甚至只要4个番茄钟就把工作全部完成,在这种情况,如果把剩余的时间放在刷微信微博上不免显得浪费。

  我的建议是培养自己长期学习一项硬本领的习惯,当然最好与工作相关,毕竟在工作时间还是不要偏离轴心工作。如果你是一名HR,那么就可以将空余时间用来学习办公软件或者制定人力资源管理方面的计划,利用这些空档时间给自己充电,提高专业素养。

自用番茄工作法工具介绍:

  番茄土豆(可多平台同步):是一个结合了番茄(番茄工作法)与土豆(To-do List)的在线工具,可以帮助你提高工作效率,从收集想法、规划任务到专注工作、归纳分析,番茄土豆提供了完整的工作流效率管理

  潮汐:一款简单好用的番茄钟,也是优雅好看的白噪音应用。「潮汐」为每一种专注情境增加了可以让人放松投入的白噪音——海浪、雨声、森林、冥想与咖啡厅。置身万平和,让你保持专注,遇见心流。有利于人们更高效、更专注地进行创造、工作和生活,使生活工作张弛有度。

  Forest:用 Forest 种一棵树,只有在不退出应用的情况下,树才能成活,就能勉励自己中途不碰手机,意在帮助用户戒掉“依赖手机”的坏毛病。

  • 作者|黄粱(本文已获作者授权转载)
  • 来源|微信公众号:梁子要做生活家(LA910317)
声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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