你要管理的不是时间,而是自己!

  时间管理似乎是工作上永恒的话题之一。

  管理例会上分公司经理提出的话题,觉得学了很多时间管理的方法,以前一直觉得自己还不错,做员工时很高效自信,但现在做了管理者,总觉得时间不够用,生活和工作都疲累不堪。拉姆·查兰在《领导梯队》中也特别指出,在不同的领导阶段需要对自己的时间管理做出调整。

  我的分享:

  时间不是个变量,我们不可能通过时间管理而增加或者减少时间,时间管理是自我管理的一部分,和精力管理学习管理个人成长联系紧密。根本不应该去管理时间,而是应该管理我们自己的目标和任务。管理者都是多角色,多角色一定要按自己的任务,顾好自己每个角色的时间安排。要了解自己的角色,按每个角色最重要的目标和任务来安排时间。时间管理的个性化很强,做为一个管理者,基本的原则和方法大家都知道,网络上收费的时间管理训练营也很多,对每个人作用很不一样,因为各人的角色不一样,工作和人生的阶段不同,目标也不一样。在时间管理上,技巧很重要,思维更重要。

  中层管理者最重要的时间管理技巧是主动,化被动为主动,时间管理四象限大家都知道要做重要不紧急的事,既然能升职到管理人员,已经有一定的自我管理方法,但在做一般员工时往往有很多具体的事要做,上级有很多明确的要求,只要把具体工作做好、达到明确的要求就行,越到高层次的管理,模糊的要求越多、从上一级具体指导就越少,对于工作的主动性要求就越高。

  忙得四脚朝天,三餐不济的一定不是正常状态,如果一项工作让你忙得身心家庭生活崩溃,要么是工作错了,要么是你错了,如果不能短期调整好,那肯定是你不适合这份工作的。

一、精力和心力是基础

  只有把自己照顾好了才有精力和精神照顾其它,自己气场修炼越强,hold住的东西越多,分配时间和处理的能力等级越高。

  这需要培养良好的生活习惯,注意观察一下自己的生活,改掉一些坏习惯。女生把自己打扮的美丽精神,男生把自己拾掇得妥当利落,都是内在外在的统一表现。做了管理者(哪怕只管一个人),要有“自己也算是公众”的自觉(因为你肯定不仅为自己负责,也会影响别人),行为和精神面貌上不仅为自己负责,也要为团队负责。作为管理者,不能给下属以慌张失措的感觉。养成习惯,并不需要额外增加负担,好习惯像储蓄,一定要注意积累。滋养自己的身体和心灵。

  这包括了运动,饮食,阅读,美容(男人也要注意形象,看看每次开大会,大佬们被点评得体无完肤就知道了,这世界无论男女想有点出息越来越要内外兼修了),提升基础能量的时间。大多数情况下一定是重要不紧急的事,每天都注意分配一点时间,千万别认为这是浪费时间。好习惯如同往银行存款长期投入才能在需要时淡定支取。

  要谨防自己到了一个管理者的职务上(越是高层管理者),别人会碍于你的职位,反而不再会提醒你一些不妥的地方。要经常多反思也要下问,多了解“别人知道,自己不知道的”部分。

  比如每日:

  八杯水

  每日水果

  饭后漱口

  10000步

  ......

  这些都是自己的习惯;

  还有些会涉及别人的,多问问下属希望自己在哪方面改进,自己不一定会注意,我以前有段时间可能工作压力大,总是皱着眉毛,自己不自觉,有次和团队交流的high了,就有人提到,看到我皱眉就觉得我愁眉苦脸的,团队心理压力都很大,后来我就提醒自己要管理好自己的表情,形象不再是你私人的事,也是团队管理的事。

  我现在喜欢用Apple watch,每隔断时间,手腕上振动提醒动一动,起来喝杯水,不要太严肃,在职场里和大家走动一下,笑一笑,对我和团队都有好处。

  一旦养成习惯就可以不用这么死板了,不需要什么意志力,成了你习惯的一部分,会和刷牙一样正常轻松,很多习惯也会成为你个人风格的一部分。

  心力非常重要,我们觉得自己能“一拳打死一头老虎”时,体力上肯定也不见得能打死一只壁虎,不过是心力使然,我们要尽量把自己的心力维持在较好的状态。

  心力是一个大话题,但是体力不强,心力很难强,如果生病,疲劳一定会影响所有的管理,吃好,睡好,精神上愉悦就会注意力集中,效率也比较高。生老病死,心情起伏,是不可避免的,那就要尽量改变我们能改变的,接受我们改变不了的。

  精神上的荒芜有时也会让人抓狂,基础阅读一定要有,一定要有放空输入的时间,日程排满日子会有过不下去,办有输出没输入会有被榨干的感觉。请教一下比自己略高一两级的比较优秀的人,列个自己这阶段应该读的书单,比胡乱相信网络大牛的推荐实用很多。会看书也是门学问,现在学习焦虑症、信息松鼠症盛行,好像不读书立刻会进入鄙视链。读了一堆书什么也不改变的人是绝大部分。

  有些刚做管理者的会比较急着提高自己的管理能力,看了很多领导力的书,实际上管理是实践性很强的学科,读太多牛人推荐的书单,花了很多时间,对自己的实际工作却不见得有实质性的指导。管理者读书一定要循序渐进,初期可以以解决具体问题为目的去找书,再逐步从提升自己的领导力,思维方式战略理论之类去阅读,总之,理论与实践相结合。

  每天阅读,学习,运动这些都是每日基础保持自己精力节奏的方式。每年体检,每九个月洗牙。只要你想过点有质量的生活,不管你是不是管理者,都要去做。

二、家庭和情感支持

  人活在世上,都需要为自己的家庭负责,家庭,感情是工作的动力。管理者很多是上有老下有小,而工作上又是上台阶的顶梁柱,往往会顾此失彼。这些都是重要不紧急的任务,一定要安排一定时间给自己的生活,否则在职场向上提升阶段中遇到压力又得不到感情上的舒缓就会有“我为什么而工作,升职值不值得”这种无解又无语的疑问。

  有孩子的要安排好和孩子伴侣沟通的固定时间和仪式,还有要安排一些惊喜,小确幸。如果是工作非常忙碌,和家人之间相处时间不足,那就一定要注意相处的质量。我有个朋友是管着一家跨国公司亚太十几个国家市场,空中飞人,非常忙碌,但他只要在家所在的城市,每周六一定和九岁的儿子单独去吃早餐,名为两个男人的早餐,和家人的关系都非常好。

   有了健康的身心和不会给你添乱的家庭再谈管理工作上的时间安排吧。

三、工作中的时间管理

  每个角色都会有一些现在和发展的目标,定好重点,才可以“吃青蛙”了(不要问我什么是吃青蛙)。中层管理者一定要记得管理好你的上司和管理好你的团队一样重要,所以在考虑工作重点和目标分解时一定要充分留好和各层级的沟通时间,一方面要让你的上司了解并支持你的工作,另一方面要花时间让你的下属替你完成工作,同时,在公司其它部分相处中要会适当争取资源,扩大影响力(即使别人不一定支持你,起码不给你的部门使绊子吧),而不是像在做员工时一样埋头苦干就行。 不要太纠结于公事私事绝对分开,我从来没见过一个公私泾渭分明,绝对捍卫隐私的基层管理者能够干得好团队管理的。

  围绕你的重点,安排好时间和频率,每周把重要的事列个list,大的项目分解,无论效果如何,每天一定要把难做不想做的那部分做了之后才可以做其它的。

  不喜欢做的事往往是很重要的有压力的事,我的做法是每天做一点,不求做得好,只求做了,连逼带哄,对自己说,如果我不喜欢,也一定要做,做的过程中如果很难过就停下来,今天的任务就算做了。但实际上,只要动手做,就会做下去了。

  1、提高工具的使用熟练程度

  比如硬件软件,这一直是我非常推荐的,无论是公事私事,“工欲成其事,必先利其器”,无论是工作用的电脑,做饭用的小家电,菜刀,在可能的范围内选最好的,花点时间学些电脑操作技巧,笔记技巧,远比选好看的衣服更帮助你感受生活的美好。

  学习非常重要的是每月有一点时间给自己review基本的一些效率方法。现在最新的工具不断出现,如果没有更新知识,是很难跟得上时代的。

  平时看到好的方法可以及时记录下来。

  管理者信息量会增加很多,一定要有自己信息收集和处理的方法。记录建议放在一个统一的电子笔记本里,我个人用onenote,有人用evernote或为知笔记,云笔记什么的,及时记录,收藏,但是不能做信息松鼠,一定要定期清空整理,我个人是一个星期有两小时用于整理笔记。整理术就应该先用在工作上。

  2、学会把枯燥的事和有趣的事结合起来

  比如我运动时会看美剧,这样极大的缓解了我不喜欢做的事的痛苦,容易养成习惯。工作时也一样,总有部分工作你不喜欢做,如果这一天的工作挑战压力会很大或者挫折感很强,不妨下班后给自己一个小奖励,如可以打两小时游戏、逛一逛街什么的调节一下,我的理念一直是太苦的时候适当放过自己,工作上的困难不能总是想着熬,要想着自己疼自己,挨两巴掌了自己给自己两个枣,当然,这是对我这种又怕苦又怕累又没任何超强能力还爱自己的人适用,如果意志力超强那就不是事。

  有时候工作上的回报是需要一段较长时间才会有成果,我们常会看到其实很多人中途放弃并不是真的工作太难或能力不够,而是因为熬得太苦,看不到希望,自己把自己熬死了。其实不必把成就感寄托在最后的成果上,有时候坚持下去就会胜利,自己要给自己设阶段性的无成果奖励,把自己当孩子一样哄,职场上有时候拼的是韧性。

  3、日程表和清单管理自己的日程

  尽量选择系统自带功能,和常用功能,如系统自带备忘录微信,个人辅助会用讯飞语音记录本,用在不想(能)写字的场合。

  日历就用IPhone自带日历,Google日历,朝夕日历都不错,清单我以前用omnifocus, 现在越来越简单。一般用奇妙清单或滴答清单就可以了,奇妙清单因为是被微软买了,和微软各帐号绑定非常方便。

  Outlook calendar 买个OVA服务,绑定calendar和手机的提醒,这样就不会因为中国公司用imap服务器和日历功能的分割。

  把自己的各种仪式流程,公事私事提醒都放入清单,不会让自己忘记重要的事(公事私事一样都是事)而心慌意乱。

  小事就别管什么效率不效率的,想到了,如果很小,就不拖延,立刻就做,两分钟内能立刻做掉的,我一般就想起来就做,而不是列入清单。

  在一线城市的便利之处,就是O2O确实已经很发达方便了。在手机上买菜,约人上门美容美体按摩都是省时省力的方法。减少生活琐事对你的干扰,集中精力用在更让你成长有产出的事上。

  4、批处理一些固定的工作,碎片工作化零为整

  建立一些固定的流程,批量处理,如每周固定时间主动找上级汇报工作、和下属review工作进展,中午有一天固定和同事出去吃饭等等,就比想起来再零散地做要好。固定时间给不怎么活跃的老客户电话,或者批量发Email,固定一段时间打拓展电话,固定时间处理Email,都是些化被动为主动,把碎片化零为整的方法。

  每周要给自己安排一个固定的时间主动的做些防范性的工作,所谓重要不紧急的工作,如BD电话,如客户回访电话,不一定需要时才打,而是要把以后可能会被动的工作做在前面。

  5、模板化自己的常态工作:邮件,文件格式

  很多工作可以先建个模板,我个人的习惯是每个月会抽两个小时大概的review一下我的主要工作和生活邮件,微信,回信,看看有没有共通的东西可以建个模板的或修改语气和措词会更好些。

  还有手机上也可以定制一些模板,回复模板,把有些事建成模板,输入的速度会大幅度提升。

  常用的提醒如公司会议室密码,各办事处电话什么的,在微信上把自己的微信设为置顶,这样找起来很方便。

  6、授权:别人能做的事不自己做

  作为管理者,尽量不要让“猴子”上你的背。很多管理者遇到下属不现不佳,不如自己努力/能力/表现时,有时不能理解,为什么自己当时能做到别人做不到,会把下属份内的事拿过来自己做,认为有这时间精力教别人不如自己就做了,其实这是你磨炼管理能力必经的过程,不要自己累死又放弃自己成长。

  7、及时止损

  不要为已经打翻的牛奶哭泣。管理者常会受到下属离职,甚至背叛,情感上很受伤害。要有心理强度,接受失败,及时从自怨自艾中振作起来。

  8、每日上班、下班仪式感

  上班建立仪式,如果不出差,我是每天一定提前半小时到办室,写好今天的To do list, 随手写好晨间日记。

  下班Check一下今天的工作哪些没有完成的,将自己能独立完成的工作全部清空。如果实在因为他人的原因完不成的,用即时贴贴在电脑桌面上,考虑一下Ta完不成的原因有哪些是自己可以介入的。

  9、及时寻求帮助

  人都不是万能的,在资源不足和能力不足时,要懂得寻求内外部的帮助。被提拔为管理者的很多人往往比较好强,尤其是自己做员工时很优秀,总认为自己可以独立处理遇到的问题,喜欢自己琢磨。其实每个角色都会有一些不同要求,求助和力往往是必要的。

  什么时候是及时寻找帮助呢,我觉得要看这件事你回复的时间和困难程度,管理者每天会面临很多要做决策的事,以邮件为例,我一直提倡邮件就处理一次,也就是一封邮件你收到了就应该立刻响应(即使解决不了,也应该有个答复),因为你的答复或指令会涉及其它人的下一步工作,而如果拖延不答复,往往说明问题超出你即时响应的范围,很多时候你认为你需要时间思考,实际是你能力不足或资源不足,这时候思考并不是解决问题的关键,往往是拖延时间,可能寻求它人帮助,找到资源支持你思考才能提高解决问题的效率

  10、不断观察优化自己团队工作流程

  每个环节都要检查机制,每个环节都要有应急处理机制。公司都会有公司层面的工作流程指导,但实际工作中,作为一线管理者,经常会有突发状况需要处理, 如果类似的情况多次发生,就要观察工作流是否合理,有没有办法杜绝这一类的突了情况发生。尽量不要让自己有被逼着赶着走的状态。

  杰克.韦尔奇说过“在你成为领导以前,成功只同自己的成长有关;当你成为领导以后,成功都同别人的成长有关;只有被领导者成功,领导者才能成功。”成为领导者要管理自己的时间,也管理别人的时间,才能让自己和团队共成长 。

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