当远程工作成为未来的工作方式......

这几天国内疫情反复,不少地区防疫形势又严峻了起来,我们有办公室在大连,工作也受到了影响,部分员工不得不远程办公了。

因为形势突然,办公效率也不稳定。这两天大连的同事和我反应这个问题,其实这几天我在加拿大,和当地的同事还有美国同事交流,都谈到今年远程办公的问题,这已经是全球职场今年遇到的转变了。

远程交流的软件今年被广泛运用。在线办公,在线会议成为今年每个职场人的日常。

但无论中外,在家办公每个人效率不一,总体评估,群体效率低于集中办公。

七月起,陆续有外资公司放开了一些招聘Head Account。虽然外企招聘仍然少,但这是好现象啊,喜欢外企的朋友们可以关注了。

一位前年进中国的贸易公司HR朋友D和我review目前的招聘情况,很是烦恼,公司进中国时间本来就不长,前两年搭销售团队,今年本来要建些新的支持和项目团队。今年招聘受疫情影响,公司预算也紧,上半年很少用猎头,都是自己招的,招聘本来就难,公司今年也严控出差,今年大力推广远程办公,远程培训,增强远程合作,现在发现难以建立起团队间的信任和团队共同的文化,受影响最大的是新建团队,今年几个新项目进展都非常缓慢。

D很着急,觉得是自己招聘团队招的人不行,希望下半年用猎头,猎头招的人自律强。

这么多年,我常年都是远程管理公司。我经常会到加拿大或出国,即使在上海办公室,公司大部分人其实都不在总部,分布在全国甚至国外。

对于远程团队,我有过很多经验教训。所以对于今年疫情对工作的影响,我是最适应的那种人,但是不同团队适应情况也不一。

大家都在盼望疫情快点过去,一切恢复正常,但是看样子,远程在线沟通的形式,会成为职场不可少的一部分,我们无法回避,也不应该被动等待。人与人确实有差异,但如果招来的人存在普遍问题,光是靠换人估计也很难完全解决。

前两天我刚到加拿大,晕晕乎乎,还坚持参加了一个早就报名的线上的学习,应该说个人感觉非常不好。

当然我个人状态不好也是原因之一,但是这种online远程直播学习效果远不如现场也是实情。

虽然也是小班化,但大家都很陌生,没有很有效的破冰行为,即使做了自我介绍,也几乎是无感。同学之间见不到面,很难进行讨论,不认识的人之间,虽然一起参加一个主题学习,老师也是尽力讲解各个知识点,没有太多共创,没有群智涌现,虽然在线live,但互动性差,效率和效果都差。

但是远程培训的效果并不是都很差。

昨天晚上我又参加了一次远程培训,这次是线上线下结合,线上参加的有在美国、有在欧洲,有在马来西亚,我在加拿大,线下主场在上海,效果就很不错。

虽然我大部分时间是在旁观,但因为有不少熟悉的同学,看到他们在现场与老师互动,老师也有线上线下结合教学的经验,线下互动时也不放弃线上的同学。

最后我们都能在练习中把流程走顺,达到了培训的效果。

可见远程如果经过很好的设计,还是能取得不错的效果的。

这段时间,我观察了很多远程办公和远程培训效果比较好的公司/团队,发现虽然和每个人相关,但如果整体管理好流程,还是能将效果提升很多的。

1、熟悉的人员

据我观察,越稳定的团队,在疫情远程办公中效率越高。 人员非常稳定的团队,关系非常密切,在疫情中抱团取暖,互相支持的意识就很强,在远程沟通当中就不成问题。

信任成本高,沟通成本也很高,在远程协作中,一定要考虑人员熟悉速度,如果是一个新的团队,互相不认识,线下交流极少,组建起来问题可能就很大了。

D所在的公司目前面临的最大问题也是如此,团队分散在全国各地,在北京,东三省工作的新同事甚至都没有办公室,培训也都在远程,熟悉度一直建不起来,人员项目都新,因为全球疫情,国外的指导也不及时,团队新人流失严重,招聘成本高。

D所在的公司结果导向,本没有错,但疫情期间,组建的新团队更需要线上的关怀和团队建设。公司层面不做好关系建设,向心力不足。距离很难接近。

可以组织团队成员共同做一些非工作任务的事。比如共读一本书,读完讨论,共同晒晒每天的运动,共同就一个主题互相分享,加深交流层次。

人对了,事情才能对。

2、共同的目标

远程办公容易受,在线下容易即使目标不经常讲,只要每天在一起做事,比较容易受到环境的影响,大差不离。但在线上,如果想保证事情 的推进,一定要设立共同目标。

D也反省,公司失败的项目无一不是没有将目标深入到每个人的。

我们公司的各团队在远程办公中,我也发现,将任务分解到每天,每个人有明确目标的团队业绩就比较稳定。而没有合理分解,虽然Leader自认为每个人都知道自己的大目标,实际上,每天应该做什么还是各有各的想法,结果也大不相同。

无论是远程培训还是项目协作,反复强调目标都是有必要的。

3、互动场域

频率的交流,每人参与对线上比线下难很多,这需要建立起多对多的互动场域。

如果不能面对面协同,尽量选择视频交流,才能建立交付感和对象感。

无论开会和培训,都必须提前准备主题,让所有人了解要解决什么问题,同时希望大家贡献什么内容。

线上工作和培训最容易出现的问题是注意力分散,很多人在线上工作习惯多任务,尤其是远程线上工作,没有监督,没有互动时,更容易走神,效率低下也与此相关。可以让团队成员经常输出,上传共享工作成果,提升注意力。

无论线上线下,让每个人带着目标,经常上传进度,人人参与都是互动场域建立的基础。

4、过程分解, 记录复盘

问工作要结果是很容易也理所应当的事,但线上工作对于流程和进度应该更加精细,因为过程有时候看不到。

管理者不能仅从结果评估员工,也要帮助拆解工作流程,评估各个流程的工作量和工作效率

线上培训想要保证效果,更是要不断检查小知识点的送达。

远程办公,容易形成信息的丢失,做好记录,及时用书面凝固下来备忘重于线下交流。复盘更是不可少。

5、必要的checkin, Check out

上下班的仪式感很重要。集中上班最大的好处就是将工作和生活状态分离

线上容易边界模糊,如果线上人多,如果关注度不够,可以随时退出。他人无法控制每个人的自主状态,必须主动投入,这时候就要提升每个人的个人状态。

我每年有好几个月间歇性在家办公,但我个人即使在家办公,也有上下班时间,也会换衣服,工作时即使在家我也会换职业装,遇到重要会议面试,即使是远程,我也会化些妆。这都是因为有过惨痛教训才修正过来的。

穿着家居服和职业装,私人状态和在别人关注下状态是不一样的。

远程办公可能成为我们必要的,远程学习也是我们要接受的常态。线上短期还是很难取代线下,但线上线下结合才是最好的方式。

无论我们愿意不愿意,远程培训,远程办公都是趋势。疫情只是加快了这种趋势变化,我们要做的只能是顺应这种趋势,不能被动等待。

像D一样新时代的企业HR团队尤其是招聘团队不仅要象销售人员一样完成招聘目标,还要象业务人员一样,建立起长久的关系,与项目团队互动,分析数据,为直线经理提供建议都是招聘人员的必备技能其实远程办公时代,对每个人的要求都在变化。

你们呢,现在远程办公机会多吗?用了哪些工具?效果好吗?

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景红

景红,亚洲知名猎头公司仲望咨询总经理,在人力资源行业拥有15年以上的资深经验,LinkedIn专栏作家。微信公众号:景红空间(ID:JinghongJoyce), 微博:Joyce-景红