4个沟通技巧,提高90%工作效率

作者 / 刘 润

很多创业者管理者都告诉我:

很多人连基本功都不会。很难协作。而且,不仅影响团队,还会影响他们个人的发展。

比如说:沟通,开会,汇报。

他们经常说,我不喜欢开会听汇报。

为什么?

因为很多人没有经过训练,不懂得怎么沟通,没有重点,还浪费时间。话说得太复杂了。

1、一次汇报

早上9点,大家端着水杯,走进会议室。坐下后,发现有一个久违的面孔,销售部的小张回来了。

他这段时间都在外面跑项目,已经连续两个月没有参加例会了。他总是这样,一忙起来,谁都找不到他。

不过等他做完项目回来,大家知道,他又要开始了。

果然。

轮到小张汇报时,他清了清嗓子,郑重地起立,摊开的本子就像一张精心准备的讲稿。

各位同事,我和大家简单汇报下工作

这两个月,我都在外面跑业务,挺辛苦的。不过好消息是,现在终于签下了客户,啃下了最难啃的骨头,完成了这个季度的销售指标

不仅如此,我们还是最先完成指标的团队,在所有团队里面,排名第一!

说完这句话时,他习惯性地用目光扫射全场,在每个人身上停留了1秒钟。不难看出,他脸上满是自豪骄傲的神情。

接着,他又继续说:

完成这个目标,很不容易。我最重要的感受,就是一定要有饥饿感,同时又要坚持我们自己的价值观

为了拿下一个大客户王总,我连着打10几个电话,好几次电话都打没电了,拜访了那么多次,就是一定要拿下他。

这个王总和我说,他很看好我们的产品,但就是觉得太贵了。他还提出一个合作方案,在公司定价的基础上,便宜30%,给我一半回扣

我听完特别生气,不拿回扣,是我们的价值观。但签下客户,是我们的销售目标。所以,我必须要维护公司的底线,还要维护公司的利益

最后,凭着我的厚脸皮和三寸不烂之舌,王总终于同意和我们签约

老板听到这里,忍不住打断了小张,提了一个问题:

小张,你做得很好。不过我发现,这个王总签约300万,但最后退单了100万。退货率太高了。这是怎么回事?

小张听完立马回答:

哦,对了,我刚想说这件事情。

我们的销售很辛苦,天天在外面跑客户,目的就是为了能多卖一些产品。但是客户经常和我们投诉,说产品的质量不稳定,后台的技术也跟不上,打电话给客服也总是忙线没人听。

销售特别不容易,但我们不是把产品卖完就好了,一定要做好售后服务。这样才能保证客户的体验。

大家午饭都来不及吃,扒拉两口就开始干活。我们是在40度的高温外面跑业务,不是在16度的办公室里吹空调,所以我希望运营部和技术部的同事,能多多支持协助我们的工作。拜托大家了。

会议室里听完小张的汇报,沉默不语。但是大家心里,显然都有同样的想法:

是啊。你们是很不容易,我们的工作就容易吗?

如果不是销售为了卖产品过度承诺,怎么会造成后台服务的压力呢?这些真问题,怎么不说?

这是汇报,又不是作秀,话都被你说完了。

然后,一看时间,小张已经“汇报”了40分钟。

这40分钟里,小张可能只讲了两句话:

我很辛苦。我很厉害。

这40分钟里,大家可能也只想讲两句话:

简单点。沟通的时候简单点。

确实,在许多公司,很多人就是这么汇报的。但是像这样的汇报,没有意义。

没有质量的汇报,是在浪费大家的时间。而且再出色的成绩,也会被自己这种不好的沟通败掉。

2、三个错误

从2001年到现在,我管人也管了20年,面对过无数管理者和被管理者。但在汇报和沟通这件事上,我发现还是有许多人做不好。

不论是基层,还是高层,沟通的时候,总会犯这三个错误。

第一个错误是:夸自己,藏问题。

很多人一沟通,一汇报,就觉得到终于到展现自我的时候了。

所以不停夸自己的成绩,说自己的辛苦,想让所有人都知道自己的不容易。

夸自己,是必要的。但是点到为止。

否则,会让人产生一种感觉,这个人做了太多自我包装,说话这样,做事可能就更是这样。

而且,夸自己的背后,经常是想藏问题。说了很多好听的,难听的真问题就不会暴露出来了。这样就不会显得我无能。

但这种心态,是关注自己,不是关注问题,要不得。

直接说问题,聊事儿。

第二个错误是:死干活,不汇报。

很多人会说,我把活干好就可以了,为什么要总是汇报呢?

听上去很有道理,但实际上这是个严重的误区。

把活干好,是目标和愿望。但是要实现目标和愿望,需要对业务的理解,需要对风险的把握,需要团队协作,需要资源的帮助。

这些变化,可能会导致项目失败。汇报,不仅是汇报结果,更多是汇报进度和过程,是及时沟通和纠偏。

死干活的结果,最后往往是干死活。想做好事情,却把活干死了。

不汇报,老板也会很担心。汇报,也是给老板一种“掌控感”。

不要误会,老板对掌控“你”没有兴趣。老板想要掌控的是“事”。这句话,你可以仔细揣摩。

第三个错误是:漫天飞,没重点。

有一些人说话,完全没有逻辑,找不到重点。说了1个小时,还没切入主题。

讲的人很难受,听的人很尴尬。

没有结构的表达,就是一团浆糊。

3、四个建议

那么,沟通汇报的时候,怎么才能“简单点”,“务实点”?

有四个建议,只要讲这四件事情就够了。

讲结果,讲进度,讲计划,讲问题。

讲结果:我做到了什么?

讲进度:如果还没做到,现在做到什么程度了?

讲计划:接下来,我准备怎么做?

讲问题:为了完成目标需要解决什么问题?

就这么简单?

就这么简单。

如果用这样的结构,小张就可以这样沟通

这个季度,虽然很辛苦,但我们顺利完成了500万的销售目标。其中两个大客户王总和李总,分别签下300万和100万的单子。剩下100万,是我们5个中小客户贡献的。(结果)

我们半年的目标,是1000万,现在刚好完成50%。进度刚刚赶上,后面速度还应该再快一些,不然会比较紧张。(进度)

销售部下个季度的计划是,花半个月集中拜访客户,花1个月仔细分析,花1个月集中爆破。剩下半个月,作为灵活分配的冗余时间。(计划)

在我们谈客户的过程中,发现了一些问题,我们的销售会过度承诺,总结下来有两个原因,第一是对产品还不够了解,没能很清楚讲好卖点打动客户,所以只能用过度承诺来签单。第二是对公司价值观理解还不够透,没意识到这样做的严重性。所以希望产品部的同事,再给我们的销售培训培训,也想让老板再来销售部讲讲公司价值观,也顺便给咱们打打气。(问题)

这样的沟通,对结果有把握,对进度有了解,对计划有反馈,对问题有建议。

整个过程,也许不超过5分钟,可能10分钟,最多不超过30分钟。但是所有事情都清楚了。

最后的话

所以,到底该怎么样沟通

讲结果,讲进度,讲计划,讲问题。

带着事实和数据来沟通,而不是带着炫耀或者卖惨的心态来沟通。

汇报,是进行工作汇报的,不是做思想汇报,更不是做故事汇报的。

不要让自己的漂亮话,超过你做的漂亮事。

务实点,不要只说漂亮话。

简单点,说话的方式简单点。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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刘润

作者简介:刘润,“刘润”公众号主理人,互联网转型专家,前微软战略合作总监。任海尔、中远、恒基、百度等多家知名企业战略顾问,他总能将复杂的问题,抽丝剥茧地探寻出商业本质,发布在他的公众号“刘润”(ID:runliu-pub)上。

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