哈佛商学院的一项研究显示，大公司CEO平均每周要开37次会议，会议时间占总工作时间的72%。没有哪个管理者可以离开会议开展工作——会议在很大程度上决定了管理者的决策质量和团队的沟通合作效果。
但关于开会，我们有太多的苦水要吐：
有的会议根本不需要参加，却被通知参加，无可奈何地白白浪费2个小时；
有的会议主题不明，参会人员缺乏准备，开了半天无果而终；
还有的会议被少数人把持，啰啰唆唆讲得太多，让其他人没有参与感，最终用脚投票。
让人又恨又离不开的会议，如何才能变得高效和愉快呢？
本文中，管理的常识内容合伙人、知名领导力学者徐中老师将为你分享一些实用的方法和技巧。以下，Enjoy：
作者：徐中
来源：管理的常识（ID:Guanlidechangshi）
01、是什么让谷歌团队持续高效
在谷歌CEO埃里克·施密特写的一本关于谷歌公司管理的书《重新定义公司》当中，他讲到这样一个案例：
谷歌公司创立不久之后，当时最热门的门户网站之一美国在线与时代华纳公司合并，它们希望与谷歌公司签订合作协议，作为CEO的施密特和谷歌的两位创始人有不同的观点，意见分歧还很明显。
为了分析清楚问题，达成管理团队的共识，施密特提出他们要在6周内做出最后的决定。
在之后的6周，每天下午4点钟，管理团队都会聚在一起开会，讨论与美国在线的合作问题。
一开始，会议的进展并不显著，但是随着管理团队每天对同一问题深入讨论，大家对谷歌广告引擎给客户的价值进行了充分的分析。
分析结果告诉管理团队，合作的风险并不像之前想象得那么大，这笔交易谷歌是有能力承担的，是有益的。
最后，双方不仅签署了合作合同，还取得了超出合同要求的成果。而这样的结果，在谈判初期，是谁都无法预料的。
因此，要做一个事关重大的决策，你就需要每天开会，从各个角度深入细致地讨论问题，最后建立起共识，才能做出正确的决策。
从谷歌公司的这个案例中，我们看到了会议对分享信息、求同存异的积极作用。
《哈佛商业评论》的一篇文章说，在过去的20年里，职业经理人在团队合作中花费的时间要比员工高出50%以上。
在很多公司，领导者一天超过3/4的时间都花在和团队沟通的会议上，或者花在其他会议上。谷歌搜索产品的前副总裁玛丽莎·梅耶尔说，她平均每周开差不多70个会议。
在谷歌这样的公司里，大部分工作是通过会议来推动的，梅耶尔的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向，以及有足够支撑行动的信息，同时让团队成员感觉有前进的动力，并受到尊重。
02、如何确保会议有效性？
作为全球最具创新力的公司，谷歌公司的会议这么多，它是如何确保会议有效性的呢？
1.谷歌公司会议的八项准则：
准则2：决策者应当亲力亲为，他应该召开会议、保证会议质量、设立会议目标、确定与会人员，以及至少提前24小时通知会议议程。在会议结束的48小时内，决策者应该用电子邮件向每位与会者，以及任何需要了解会议情况的人传达会议达成的决策以及待办事项。
准则3：明确会议的参与者，让大家提前做好会议准备。
准则4：会议应该很容易取消，会议都应该设立一个目标，假如会议目标不明确或会议没能达成既定的目标，那么这样的会议也许并不必要，就应该立刻取消。
准则5：会议规模应以便于管理为宜，与会者最好不超过8人，10人是上限。与会的每个人都有权发表自己的意见，如果其他人需要对会议结果有所了解，就应该把会议纪要发给他们，而不是让他们来当会议的旁听者。
对于如何提高开会效率这个问题，尤其是在会议人数这一点上，亚马逊的创始人兼CEO贝佐斯提出了一个著名的“两个比萨饼原则”，也就是参会人数不能多到两个比萨饼还不够他们吃的地步。
准则6：出席必要的会议。如果你的出席对会议不必要，那就应该退场；如果你可以在会前婉言谢绝，当然就更好了。
准则7：守时很重要。确保会议准时开始、准时结束。
准则8：开会时就认真开会，不带电脑和手机，每名与会者都应该把注意力集中在会议上，而不应因其他任务分心。
2.会议过程中沟通的四项原则
第一，均等分配说话时间
例如，每个人每次发言不超过2分钟，这表达了对彼此的尊重，让每一个人都有平等的发言机会。
第二，提高社会敏感度
考虑到人员的多元化背景，每个人都要擅长通过他人的语音语调、表达方式以及其他非语言线索，来理解对方的感受，让对方乐意参与进来。
第三，建立心理安全感
让团队成员相信这个团队中的人际交往是安全的，这有利于促进信任和相互尊重，有利于大家的坦诚沟通。
第四，认识到任务的重要性
激励每个人勇于担当，积极为完成任务做出相应的贡献。
实际上，没有哪个领导者、哪个团队可以离开会议来工作，甚至像谷歌这样最成功的公司都经常开会。
会议是分享信息、沟通观点、形成共识、做出决策、督导执行最重要的工具，重要的不是回避会议，而是组织必要的、精简的、高效的会议，让会议有明确的目标，让必要的参会人员有参与感，会议结束之后有行动的意愿和行动的方案。
谷歌的8项会议准则对我们有积极的启示。
关于作者：徐中。知名领导力学者，清华经管学院管理学博士、MBA (1997) ，清华经管领导力研究中心研究员。《清晨领导力》作者,译著有《领导力》《领导梯队》 等20多部。本文摘编自《清晨领导力》，机械工业出版社出版。
暂无评论，点击讲两句