如何做好时间管理?学会这几种方法,你也能掌控24小时

文/池田贵将

一直以来,人们都在研究如何保持工作和生活之间的平衡,很多公司也在进行“工作方式改革”。

但是,究竟有多少人的生活发生了变化呢?

工作方式发生变革之后,很多人仍旧过着忙碌的生活。换句话说,因为工作累得筋疲力尽,属于个人的时间、精力所剩无几。

如果你想要改变人生,首先必须改变利用时间的方法。只有学会利用时间,才能开启全新的人生起跑线。

时间管理就是设计未来,如何才能高效度过24小时,池田贵将给了大家以下建议:

1、将时间可视化

要改变生活方式,就必须知道自己在“哪些事情”上花费了“多少”时间。正如现代管理学之父彼得·德鲁克说的“要知晓你的时间”,首先要将自己利用时间的方法可视化。

如何将时间可视化?

首先,你要做的就是记录一周以来自己的生活。“工作”“饮食”“睡眠”“阅读”“看视频”“打游戏”等,简单记录即可,尝试将自己每天“在哪些方面”花费“多少”时间可视化。人生就是每一天的积累。是否把时间用在了自己心甘情愿做的事情上?还是被自己不怎么喜欢的事情占用了大量时间?

理解这些问题正是掌握时间的第一步。

必须要进行记录。也许会有人觉得麻烦,或者对懒惰的自己心生厌恶。即便如此,还是希望你能够尽量准确地记录。这是带来一切改变的开始。

方法1:利用记事本

将自己执行的计划逐一记录下来,就能够如实掌握时间线。

难点在于,要想合理分配一天的24小时,必须要自己进行折算。例如,工作8个小时,就相当于一天的1/3时间都在工作。

方法2:利用网络日历

还可以在网络日历中记录日程。

结束一天的事情之后,可以纵向浏览时间的使用情况。如果将事后认为是浪费时间的条目标注为不同的颜色,这样在下周同一时间就可以制订其他计划,完善这部分时间的使用方法。制作Excel日历就不失为一个好办法

方法3:使用应用软件

同样,还可以使用应用软件记录时间。怕麻烦的人,可能更适合使用这种方法。

不同的应用软件,会将每天的时间比例呈现为饼状图或者柱状图,分别在哪些事情上花费了多少时间,可谓是一目了然。

很多软件没有设置用户自由填写的栏目,我们必须按照软件设定好的栏目进行记录。虽然有些非常规项目无处可填,但是这并不影响我们了解时间的大致使用情况。

方法4:手写记录

过手管理日程安排的人也可以利用手写进行记录。

只要选择以天为单位的纵向排列手账,随时都可以自由填写,任何非常规的项目都能被记录下来。

虽然最后需要自己计算一下才能明白24小时的时间分配,但是事后给各个项目标注不同的颜色,就可以大致掌握时间的使用情况。

推荐以15~30分钟为单位进行记录

记事本可以按照自己喜欢的时间段进行记录,但是手账和网络日历基本是以固定的时间单位来划分的。最推荐的方式是以15~30分钟为单位进行记录。

我们都知道“人类这种生,实在难以保持注意力”,一不留神就会陷入浏览网页或者观看视频的态。只要如实地记录下来,这些问题都不难被发现。

只是单纯地记录下来,自然而然地开始关注时间的使用方法。这本身也是一件好事。

当然,考虑到应用软件和手账的设计问题,用1个小时作为单位时间来记录也是完全可以的。努力坚持记录一周,应该就能掌握自己使用时间的状况了。

2、如何度过充实的24小时

思考如何利用一天24小时,就是思考如何度过人生。如何充实地度过每一天、打造充实人生呢?

大家都想在兴趣爱好上花费时间,或者和相爱的人共处时光。

但是,我们一天的24小时中有将近1/3的时间都献给了工作。如何不能平衡工作时间和私人时间,那生活未免充满了痛苦和煎熬。

如何安排好每天的时间?

日本作家池田贵将在其作品《高效24小时》中对每天的日程做出了如下安排。

除了吃饭,池田贵将将每天的时间分为5个时间段:
·起床~8点
·8点~13点
·14点~17点
·17点~20点
·21点~22点半

起床~8点
这段时间是早晨固定项目的时间。我在早晨的固定项目共5项——运动、冥想、看报纸、学习、“完成90分钟重要任务”。

因为这是一天的开始,所以我特意在这个时间段安排了能够增强精力的活动

8点~13点
这段时间是超级重要的输出时间。我主要用来完成写作、研究、事业计划决策等工作。这些工作需要集中注意力,所以我不会在这个时间段安排琐碎的工作。

14点~17点
午饭之后稍微有些放松时间,所以会在这个时段安排一些必须完成的操作性任务或者整理文件。与动脑思考相比,更多的是一些“只要做就能完成的任务”。一旦任务完成,就立刻变成自由活动的时间。

17点~20点
过了17点之后,我基本就不工作了。关闭所有跟工作相关应用软件推送,开启私人时间。有的时候见见朋友,或者看场电影,舒舒服服泡个澡、看看书,还会学习英语,输入新知识。当然也可以选择陪伴家人,看看自己喜欢的电视节目

无论多么忙碌,如果不能保证私人时间,那就意味着一定是出了什么问题。如果没有能让人感到快乐的时间,就无法感受生存的意义,所以首先要保证私人时间。一天至少安排5个小时比较合适。

21点~22点半
这段时间用于完成晚间的固定项目

除了固定安排,有的时候会在睡觉之前做一些拉伸运动,舒展身体。

之所以将时间划分为5个时间段,是要让大脑明确“现在应该做什么”。

将时间划分成几个时间段都可以。例如,分成“开始工作之前的早晨”“上午”“下午”“入睡前”4类也完全没问题。

重要的是,要切实确保私人时间,养成工作不拖延的好习惯。

3、如何节省时间,杜绝拖延症

明明还有必须要完成的工作,却总是不自觉地拖延,无所事事地度过被动时间。

那么如何避免拖延呢?

要战胜拖延,开始很重要。可以通过4个步骤来推动自己。

1.无论如何先迈出“第一步”

人只要迈出第一步,就能继续前进。马拉松也是由无数个第一步开始的。

首先拿出纸笔,写下“开始!”。

2.具体写出“何时”“何地”“做什么”

事先设定好“如果发生了某种情况,就要做这件事情”,这种方法称为if-then方法。日语称其为“执行意图”方法,在写着“开始!”的纸上写明要做的事情所需的“场所”和“日程安排”,以及计划发生变化时的应对方法。

纽约大学心理学家彼得·戈尔维策进行了一项实验,分别要求两组大学生在圣诞假日之前提交一篇题为《如何度过假期》的短文。

提交时间都是48小时之内。要求第一组提供打算写文章的具体“时间”和“场所”。对第二组没有做任何要求,只告诉他们提交的日期。

结果,决定具体“时间”和“场所”的大学生中提交文章的人数是另一组的两倍。

很多人都能意识到“截止日期”,会提醒自己“在某个时候之前必须完成”,但是仅仅依靠这一点是不会行动起来的。制订计划时,突出“何时”“何地”等具体事项是非常重要的。

3.明确操作程序,分步骤进行

很多事情看似明白,但实际操作时才发现无从下手,你有这样的经历吗?这是因为不明白具体应该从哪一步开始。弗吉尼亚大学的心理学家乔纳森·海特用“大象”和“骑象人”来比喻无意识与意识的关系。

我们的“意识”就是骑在大象背上,指挥大象的“骑象人”,当“无意识”这头大象顺从时,“意识”自身是不会行动的。

如果大象拥有“不想动弹”或“想干别的”这种愿望,“骑象人”就会变得软弱无力。

无论“意识”多么想要“必须完成!”,我们都无法实现,这是因为“无意识”在进行抵抗。“无意识”的力量就是如此强大。

想要灵活地驱使懦弱、懒惰的大象,必须要牢记以下两点。

·对于不明白操作顺序的事情,会产生疑惑,所以不想做。

·初次尝试会畏手畏脚,所以想简化。

也就是说,必须要细化任务,才能解决以上问题。

4.明确目的

在面临艰巨任务的时候,最能提升动力的就是明确目的。

哥伦比亚大学心理学家海蒂·格兰特·霍尔沃森强调,难以着手的事情可以通过“明确目的”来鼓足干劲。

对于那些容易被拖延的事情,明确“出于何种目的而行动”就能提高意愿。

这种时候,不妨思考一下“到底自己的工作是为了‘谁’解决‘什么烦恼’”。

写在最后

据说人在临终之前最后悔的事情就是“如果能够减少工作,真诚地面对自己,和珍爱的人共处就好了”。

池田贵将的《高效24小时》就是为了减少怀有这种遗憾想法的人而写的。

每个人拥有的时间都是相同的。虽然不能从物理上增加时间,但是我们能够选择“利用拥有的时间从事什么活动”。

1天24小时、1周168小时,逐一思考这些时间中从事的活动,将它们替换成积极的内容,就能够创造幸福的人生。

作者:(日)池田贵将。本文摘编自《高效24小时:工作生活平衡时间管理》。每人每天都是24小时,别样的人生在于不同的时间使用方法。这本书会刷新你对时间管理的认知。更科学的时间表助你更好地管理时间,此外还讲解了如何合理分配精力,助你培养高效的工作生活方式

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