有效的方式,从废纸篓开始

  社会学家和经济学家肯尼士·包汀说到:“社会系统中最重要的要素,不是资料而是知识。一部电脑所能做的只是处理资料。另一方面,知识的获得多来源于资料,而不是资料的获得。事实上,机构的功能即在于此,有人把机构称之为废纸篓系统。换句话说,就是阻止有些资料到达高层经理人员桌上的一种工具。否则,高层经理人员就会得到过多的资料。”

  减少文件堆积的最有效工具之一,是个大废纸篓。不错,一个小的废纸篓可能马上就要堆满了,废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是,一旦纸篓满了,人们常找其他较为耐久的场所去放置废。这有点不像话,因为丢进纸篓里的文件不会再出现,而你把文件放在其他地方,将占用大量的空间和时间,而本质上却一点用处都没有。

  一个大的废纸篓可以算得上是文件分类方式的主要部分,在你处理手头的文件时,它对你相当有用。有效处理文书的方式包括下列几个范畴:

  (1)立即处理——不要搁下来不采取行动。

  (2)阅读并保存——第一次阅读时,你该知道哪些是有用的资料,将那些认为有必要保存的东西,收集起来。

  (3)阅读后丢弃——第二次阅读时,保存那些可能有用,但不是立即需要的文件。如果你在两周内不看的话,就扔了吧。

  (4)文件档——收集资料,准备保存的地方,直到采取行动为止。

  最后一项,正如你所料到的,是废纸篓。从废纸篓中的文件多寡,可大致判断一个人利用时间的情形。

  另外,保存太多的记录是一种心理不安的症候。算算看,你多久才用一次你所归档的各式各样的资料。你可以把每一类资料拿出来,问问你自己:“如果没有这份档案的话,最坏的情形会怎么样?”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份资料,你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到;或者你打一个电话就可以解决问题;或者没有这项资料也过得去。

  当然,我们并不是说翔实的档案就毫无用处,但问题是它们是不是那样有用,是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。你可以估计一下,把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间,然后问你自己,如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上,对公司是不是更有益处。

  摘自麦肯锡卓越工作方法》,拉塞尔著。

本书是麦肯锡咨询公司80年来最重要的工作方法的总结。它将最优秀公司的最优秀工作方法奉献给了大家。既可作为高效能员工培训手册,供公司、企业使用,也可用做个人自我管理增效手册。让每个人从忙忙碌碌中解脱出来,达到事半功倍之功效。

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