职场解忧| 工作总被紧急任务中断怎么办?

Q:

在实际工作中, 经常会有一些临时增加的工作,变成了立即去做,比如运维直接找过来处理个紧急的线上Bug产品要改个紧急的临时需求运营直接找过来导出个想要的数据,从而导致原本计划要做的事情不断延后。

怎么样应对这些干扰,保障自己的计划能够执行下去?

A:

做好了计划要搞定一些事情,却总被突发任务打断,时间变得碎片化,计划执行不下去。

这种情况,我们每个人都会在工作中遇到。按我的经验和认知,要避免突发任务的干扰,尽可能保障工作计划的执行,要先做好心理建设,然后再寻找应对策略。

我们先来看怎么做心理建设,展开来讲的话有三点:

要接纳计划是可以被打断的
要理解突发任务并不可怕
意识到找你的都是客户,要有服务好客户的准备

逐一展开说一下。

当我有一个计划,我就会觉得需要按照这个计划去执行,这是我们心理上的一个习惯。比如我定了九点到九点半列文章大纲,十点到十一点写文章,好,那我就会希望事情按照这个序列来执行。如果事情没有按计划发展,打破了我的心理预期,我就会有失控感,就会烦躁。

但实际上,计划只是为了达成某个目的而设定的一个框架,它是需要灵活的根据外部变化来调整的。比如你计划今晚到公园跑步十公里,可晚上吃罢饭,忽然闹肚子,不停的跑厕所,你还要坚持去跑步吗?不会吧,你会主动调整的,会放弃今晚的跑步计划,等拉肚子这个问题解决了,回头再安排跑步。

所以你看,计划是会经常被打断的,也是可以被打断的,只要我们接纳这一点,做好了计划可能被打断的心理准备,当突发任务真的发生时,就不会那么难受。

这是第一点心理建设,要接纳计划是可以被打断的。

第二点心理建设,是要理解突发任务并不可怕。

当我们排斥突发任务,觉得它们会干扰我们的计划,让我们的工作效率降低工作产出减少,甚至会把我们的工作搞得乱七八糟,我们就会特别担心会发生突发任务,就会把突发任务当作可怕的事情,特别排斥。

其实呢,突发任务并不一定有那么可怕。比如运营找你导出一个数据,你如果心平气和的处理,两三分钟可能就搞定了,很快就又可以回到你的计划任务上。这种干扰,是可接收到的。

相反,如果你认为突发时间很可怕,一定会毁了你的工作,那别人来找你做个事情,你立刻就会有应激反应——哎呀怎么这些人这么烦啊,就不能让我安安静静做点事情吗!这样你不但会花更多时间来处理这个突发任务,还要花很多时间来平复心情,那你原本的计划,就会受到更大的影响。

第三点心理建设,是要意识到找你的都是客户,要有服务好客户的准备。

其实每个人都是一家小企业,你的产出,能被客户需要,你才有价值。所以你要想有价值,就要服务好愿意使用你服务的客户。

有这种思维,你就会发现,产品经理、运维、测试、上级领导,都是你的客户,他们不是在给你找麻烦,而是需要你的服务,而是在帮你确认你是有价值的。所以你是要服务好他们的。如果你不服务好他们,他们就会去“采购”别人的服务,你就会失去市场,就会走向消亡。

说完三点心理建设,我们再来看应对干扰的六种常见策略:

创造无干扰环境。
计划应急预案
尝试延迟突发任务
随时记录工作状态,方便后续恢复
事过三次,优化机制
委托给别人去做

一个一个来看。

第一种策略是,创造无干扰环境。

为重要的计划任务创造不被干扰的环境,这样我们就可以集中精力搞定它们,短时间内取得大进展。

我原来做研发部门经理时,身上还兼着产品核心模块的编码任务。部门有二十来个人,不断有人来找我问这个事情,要那个支持,还有产品部门、测试部门、销售部门,也会不断找我,我的时间是很零碎的,很难找出半个小时来专心写代码

我用过三种办法解决这个问题。一是在上班时间,找一个会议室,关上门,猫在里面一个小时来写代码。二是我早上早到办公室,9点上班,我8点10分之前就到,这样基本上在9点30之前,我都可以专心做事情。三是晚上加班来做,这个时候,基本无干扰。

这些办法,都是在主动创造无干扰环境。

有人说我工作环境中要是没有会议室我也不想早到不想加班怎么办,其实也有办法的,你愿意想就会有。给你看张图片,这是一家医院的护士们在用的办法。

护士们配药时,很容易被问东问西的病人打断,导致配错药,造成医疗事故。所以就有人想到做一个印有防打扰字样的马甲,配药时穿上。就这一个小小的改动,就能让护士们专注配药,避免出错。

所以,“创造无干扰的环境”,是因人而异因地制宜的,这是一种指导思想,你需要根据你的工作场景,来找到具体的落地办法。

当然,实际工作中,你的任务往往和很多同事有关联,你不可能总是把自己隔离起来,所以我们还要接着往下看其它策略。

第二种策略是,为计划应急预案

2021年12月到2022年1月,西安新冠疫情严重,一码通老崩溃。假设你是维护西安一码通系统程序员,你计划了今天上午编写 X 模块的代码,可是早上一码通系统忽然崩溃,需要你去维护,那你的计划就会被打乱,就写不了 X 模块的代码了。

如果这个时候你没有应急预案,那你想到被耽误的工作,就会烦躁。但如果你有了应急预案——上午如果有某类事情发生,我就下午某某时间段再写 X 模块的代码,那你就会比较淡定,就不会那么着急。

所以,为计划做应急预案,是一个很重要的策略,它可以让你更从容的面对必然会出现的突发事件

所以,请慢慢养成一个习惯——在做计划时,就把突发事件考虑在内,拟定应急预案。

第三种策略是,尝试延迟突发任务。

上午的时候,产品经理很着急的找你改一个需求,但实际上这个需求并不见得是立刻、马上就要做,就要上线。他只是喊得着急,想引起你的注意,希望你优先服务他。

这个时候,你就可以尝试着延迟处理。

你可以说,好,改是没有问题的,时间可以放在下午吗?可以放在明天吗? 如果产品经理的需求没那么着急,你又给出了具体的时间,他大概率是会同意的。

一旦产品经理同意了,这个事情,就可以变成接下来的计划了,突发事件就变成计划内的事情,你就没那么焦躁了。

很多突发任务,都可以这样延迟处理。当有人来找你,只要你试着多问几句话,“能不能等十五分钟?”“能不能下午三点做?”“能不能明天做?”对方就可能真的同意,你就有大概率可以接着执行你计划内的任务。

第四种策略是,随时记录工作状态,方便后续恢复。

有时候你在被打断时特别烦躁,一个重要的原因是,你的思路、灵感等等,都在脑子里,切换到别的事情上,忙一段时间,再切换回来,那个思路、灵感,就可能消失,要想起来很困难。而如果你有记录的习惯,能确保关键信息不会因为任务切换而消失,情况就会好很多。

比如我写文章,就会先列出整篇文章的大纲,写到某个部分,就会列出要点、事例等元素,这样即便有紧急的事情要处理,处理完毕后,我也可以根据大纲和要点,快速恢复写作状态。

比如你写代码,想通了思路、逻辑,就可以记录到纸质笔记本或者代码源文件中,写到一个节点,就记录自己完成了什么,还有哪些要做,要做的事情,思路是什么,这样就算运维找你处理一个紧急的线上问题,你处理完毕,也可以根据记录的信息,很快恢复工作状态。

事实上,养成“随时记录工作状态”的习惯,非常必要。因为工作中的不少突发任务,都是非常紧急的,不可能等到下午或者明天来处理,甚至也不可能等半个小时之后处理。比如有用户正在电话里投诉,你就很难让他等到明天,那样后果会比较严重。

如果你有“随时记录工作状态”的习惯,哪怕有紧急任务发生,你也可以争取一两分钟的时间,把思路、灵感都先写下来,给自己创造一个有意义的断点,让大脑认为自己达到了某个节点,这样一来,一方面你当下不会特别烦恼,另一方面,后续也能快速恢复。

第五种策略是,事过三次,优化机制

工作中,如果有一个人反反复复地找你处理一件事情,或者一类人经常性地找你做类似的事情,那这就说明,你所处的业务系统中,有某种机制是可以优化的。

客服总是问你某些故障该怎么排查,今天这个人来问 A 故障,明天换个人来问 A 故障,这就说明,你们的系统中,缺乏故障排查流程,那你就可以把系统的各种典型故障梳理出来,逐一绘制排查流程图,供客服使用。这样子的话,你就解脱出来了。

运营人员老是找你帮忙导用户活跃数据、报错数据,这就说明,你们的业务系统中,对运营工作的支撑不到位,实际上,你可以做一个自动导出数据的工具,或者做一个允许运营人员自己查询相关数据的系统。这样子的话,你就解脱出来了。

这就是“事过三次,优化机制”。如果你有一双发现机制问题的眼睛,就可以找到很多改善的切入点,把许多突发任务的处理,变得工具化、系统化、流程化,这样你既改进了系统,又方便了客户,还解放了自己,一举三得。

第六种策略是,委托给别人去做。

如果你是主管经理、高级经理,这个策略特别好用,你把某些事务性的工作,分门别类进行梳理,交给下属去做,有关联部门来找你,你就告诉他,找张三,找李四,这样你就解脱出来了。

如果你不是主管,也可以把有些事情委托给新人来做。上一篇职场解忧的文章——职场解忧:忙碌老员工如何带好新人,我们提到工作表现良好的老员工,往往会带新人,这就是你可以利用的机会,把那些你做熟的、不愿做的、又不会带来重大不良后果的事情,整理出来,委托给新人去做,这样你就有更多时间做更重要的事情。

好了,到这里,我们就说完了应对干扰的六种策略,你可以综合运用它们,来处理工作中遇到的各种干扰,让自己能够把精力放在更重要的事情上,提升自己的效率效能

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安晓辉

微信公众号:安晓辉生涯(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。