每年年终总结都头疼,怎么办?

文 / 白竹挺
YouCore首席私教导师

前言

到年底了,估计你又要开始写年终总结了。

年终总结你虽然年年写,但每年到写的时候,我猜你大概率还是会头疼。

这到底是为啥呢?

因为不管你写了多少次年终总结,每年到写的时候,下面三个问题还是会反复出现:

1、主旨问题:年终总结不是领导想听的

2、结构问题:写出来的内容被人说逻辑性不够

3、价值问题:觉得自己做的事没亮点,甚至忘记自己做过哪些事了

你说辛苦一年,干得这么累,如果仅仅因为上面三个问题没解决好,导致年终总结写得一般,干了10分的事,最后只展示出去6分,领导和同事都低估了你的贡献,这就太可惜了。

因此,在写年终总结之前,我强烈建议你先看完这篇文章,不说干了1分的事,可以帮你吹成10分,最起码六七分的东西呈现出八分、九分的效果,还是没问题的。

01、主旨问题:年终总结不是领导想听的

我在给我带的私教同学改年终总结的时候,发现一个问题:我一问领导最近想要什么,啪立刻就能说出来的人,大概只占30%,70%的人都说不出来。

说不出来意味着什么?

意味着大部分人其实就没怎么去分析总结过,领导到底想要什么。

你与领导的关系本质上是一个交易关系。

公司出钱,你出力,更具体一点说,就是公司替领导出钱,然后雇你来给他出力。

领导就相当于一个关键重要的客户,我们肯定得分析清楚:他到底有什么需求,他要达成一个什么目标,他遇到了什么困难,他下一步的战略是什么样的。

然后我们再根据他的目标、困难、倾向,判断出来他看重的是什么,这样才能写出一份令人满意的年终总结

所以,你得搜集和分析领导的倾向,而且这个动作要随时随地做。

有机会的话,一定要坚持多跟老板一起吃工作餐,人在吃饭时最爱闲聊,聊多了你就知道领导真正在想什么了。

那要是见不着领导没办法一起吃饭怎么办呢?

领导有可能会在各种各样相对公开,或者不那么公开的场合,发表自己的看法和言论,你就可以多关注这些场合他讲了什么。

如果他没有发表言论,你就看他干了什么、去了哪里,尝试去打听一下、观察一下。

这种信息搜集得越多,对你越有利,这叫知己知彼,百战不殆。

了解清楚领导倾向后,下一步:年终总结要按照领导的关注程度来排序

所有人在听汇报时,包括领导,都是前面听的时候,注意力比较集中,越听到后面,他的注意力越不集中。

领导肯定特别希望你能先说他关注的那些点,你先讲之后他就踏实了。

所以你得先把他关注的东西,拿出来给他看。

02、结构问题:写出来被人说逻辑性不够
——正向内容组织逻辑

“写出来被人说逻辑性不够”这个问题,相对来说是更好解决些。

只要拿一套逻辑严谨的框架套用上,你年终总结的逻辑性立马就能提升300%。

下面我会分享两套很多人用过,都说有效的年终总结框架供你参考。

为什么是两套框架呢?

因为年终总结,根据不同公司的要求(或者你自己的不同目的),既有正向内容为主的,也有负向内容为主的。

所谓正向的内容,就是大家听了会很快乐、皆大欢喜,觉得你很棒的内容。

所谓负向内容,就是大家听了会眉头紧锁、苦大仇深的内容,整个场上的气氛都会变得严肃,而且很有可能要暴露一些你自己的问题和缺点。

我首先分享下正向内容框架供你参考,一共五点。

1、背景意义

要是领导不太清楚,你工作到底干了啥,为什么要干,你可能就需要专门拿一页出来,阐述一下工作的背景和意义。

2、取得成果

取得的成果,就是功劳了。

比如今年你干了多少活,干成了什么事,完成了多少业绩,完成了什么目标

最好都拿数字以及具体的例子来证明。

3、展现苦劳

虽然很多人都说没有功劳,苦劳就是无效努力。

但事实上,假如你没有功劳,还不展现苦劳,只会让人觉得你没成绩还不努力,结果更惨。

所以不管有没有功劳,我们都要展现苦劳。在有功劳的前提下,苦劳会给你的功劳加分;没有功劳的情况下,展现苦劳,至少让领导知道你态度没问题,未来可期。

4、未来展望

前面是展现过去,这一步是展现未来。

什么意思呢?

比如说我这个工作再往后做,可以取得多么大的成果,下一年我计划打算要怎么样,这个叫未来展望。

未来展望属于正向内容,因为没人会说下一年哪会做得不好,对吧,肯定是写我们下一年哪会做得多么多么好,会取得什么样的成果。

5、感谢帮助

最后一步要收一下邀功的势头,表现自己谦虚的一面。

比如说感谢领导的培养和支持,感谢同事一直以来的无条件帮助,要是没有他们,这个项目肯定做不出来,即使做出来了,也取得不了这么多的成果。

千万不要觉得这样说很客套虚伪,换位思考一下:要是有同事在台上感谢你的付出和帮助,你听了心里是不是会很舒服?

03、结构问题:写出来被人说逻辑性不够
——负向内容组织逻辑

大多数情况下,年终总结以正向内容为主。

但也不可避免要包含一些负向内容,因为年初定的目标不可能100%完成嘛,总会留点遗憾。

而且有些特殊情况,我们还要以负向内容为主。

比如有位国企就职的同学,大家全部都喜欢搞自我批评,他的总结内容自然就只能写负向内容了。

再比如,有些领导特别严肃认真,就是那种:你别给我来虚的,我对你手底下干这点事门清,你跟我讲什么背景意义,那需要你讲吗?

再比如,公司整年的业绩都很不理想,要是你还给歌功颂德,那就走远了。

所以,我们也很有必要学习一下负向内容的表达框架,一共七点。

1、目标差距

原定目标是什么,实际达成多少,中间差距有多少。

你看,一旦谈到差距,意思就是目标没有完全达成嘛,气氛就开始紧张起来了。

2、存在问题

有差距就意味着存在问题,有什么样的问题,列出来。

3、原因分析

存在这些问题是怎么导致的,为什么会出现,每一个问题是由什么原因导致的。

4、后续改进

原因分析出来了,还得针对每一个原因写出来:下一步你要怎么去改进它,防止这个问题再次发生。

5、未来风险

风险,就是未来有可能会发生的问题,说明现在还没发生,万幸现在还没发生,所以它还只是个风险。

列风险可以起到预警的作用,告诉大家,这个问题可能会发生哦:

◆ 这个问题也许可以改变,我们现在可以想一些办法,防患于未然,防止它发生。

◆ 这个问题也许改变不了,万一有一天它要发生了,领导你先有个心理准备。

6、下步行动

谈了这么多负向内容,又是差距又是问题又是风险,接下来就要具体落地到怎么做了,将你马上可以去做的一些事情列出来。

这有助于缓解负向内容所带来的心理压抑情绪

有了下一步行动,领导也好、团队也好,看了这个总结,心里边也会稍微舒服一点。

7、所需资源

有很多同学会在写下一步行动的时候,会忽略掉这一步。

其实年终总结,既是展现过去功劳的机会,也是为未来成绩奠定基础的好时机。

你要的资源,领导有可能提供得了,也有可能支持不了。

但如果你完全不要的话,那不就相当于把领导这个资源放那就不用了吗,那就太可惜了,所以有机会要资源的时候就尽量多要要。

04、价值问题:觉得自己做的事没亮点

很多人做总结时,都会觉得一年干下来,我做的事似乎没有什么亮点,也没有什么价值。

这也是非常普遍的一个问题,尤其是性格越内向的同学,越看不到自己的价值和亮点。

但其实亮点是不可能不存在的。

你花了一年的时间,干了一堆事,怎么可能一点价值都没有呢?如果一点价值都没有,公司干嘛要付你钱?那是不可能的。

我们需要的无非就是一些技巧,把亮点挖掘出来、包装一下。

1、挂钩核心指标

每个公司都会有一个业务的核心指标,每个员工存在的目的都是为了达成核心指标。

我们提取亮点就可以围绕公司业务的核心指标,让你做的事情跟它贴近关系。

比如一家以盈利为目的的互联网公司,它的核心指标就是一年的营收。

你是负责某一项业务的总监,就可以说:我带领团队完成了营收目标的百分之多少。

你是团队下的部门经理,可以说:我为公司带来了多少流量,这些流量对营收有多大帮助;我们客户转化率多高,高转化率对营收有多大帮助。

或者你是更下面的部门成员,可能就只负责单一渠道或领域,也可以展示你这个渠道对公司整个营收指标的帮助。

2、创新突破

创新突破,是我们在年终报告里,给自己夸耀功劳的一个很重要的技巧。

同样干一件事,别人没想到要这么干,但是你想到了。

你自己想出来一个点子,别人没想出来。

大家都想着应该要把某件事做一做,但就是一直没人动手,你把它做了,做了以后效果还挺不错。

这就叫创新突破。

创新突破是正向内容当中很重要的一个亮点,如果有的话一定要写上。

3、关键词匹配

简历面试的时候,有一个特别好用的技巧,就是根据招聘信息上面的岗位要求和工作内容提取关键词,然后在我们的简历和面试中频繁出现,让招聘者产生一种你特别适合的感觉

这个技巧在年终总结的时候也同样适用,你可以根据领导的意图、平常常说的关键词,多多在年终总结中表达出来。

4、数字化呈现

我们的大脑天然会对与众不同的信息格外敏感。

同样是两句话:

我做的这件事,对实现部门业绩指标帮助很大。

我做的这件事,帮部门实现了80%的业绩指标。

你肯定对后者感受更强烈。

在通篇都是文字的年终总结中,适时地用一些数字展现成果,可以让看的人更加直观、强烈地感受到你的贡献。

05、总结

做好年终总结,最好的方式是平时做好沉淀。

就是我们明知道要写总结,就不要等到最后那一刻,才开始想总结怎么写。你应该在这个事开始干之前,就开始想总结应该怎么写,这就叫过程总结。

这个理念源于我带训练营的时候。每次带训练营我都得做复盘,但是一次训练营长达21天,这么长时间过去了,我怎么可能还记得21天之前发生了什么呢。

所以,我就想了个办法,首先按照时间顺序在OneNote里面把流程框架搭出来,再把每一天的详细执行过程放进去,梳理成一套工作流程框架(如下图)。

第一天结束,我咔咔咔把勾打上了,打的时候我就发现,我照这个执行是执行了,但是出问题了,那怎么办呢?

OK,我在旁边批注:在这一天,发生了一些什么样的问题,这个问题可能是什么原因导致的,该如何改进。

我把自己的思考随手写上去,第二天继续,第三天继续......

一直到21天结束,再去开复盘会,这就简单了,我直接把这个笔记一打开,就可以把每天发生的问题展示出来。

年终总结是不是也可以这么干呢?肯定可以。

我们每年年初都会定一个总目标,目标出来了以后往下分解,有这么几件大事,再在每个大事件的节点上,随手记录。

每个月回顾一下:年初定的这几件事,我这个月这件事做了吗,做成啥样了,记录下来。

12个月下来,到了年终总结的时候翻出来一看,这不就简单了嘛。

所以,过程总结才是王道,可以有效防止你忘记前面做过的事,不用每年年底都陷入痛苦的回忆中。

但假如平时没有沉淀,现在就要写年终总结了,解决好下面三个问题,也能写出一个不错的年终总结出来:

1、主旨问题:搜集和分析领导的倾向,优先讲领导关注的点。

2、结构问题:我给你分享了两套内容框架,一套正向内容的框架,一套负向内容的框架,你可以按需选用,或者两者融合。

3、价值问题:用挂钩核心指标创新突破的方法,将你今年做过的事挖掘出亮点,并用关键词匹配、数字化的方法,做好必要的包装

最后,希望我这篇年终总结的写作指南,能帮你为自己过去一年的辛苦,交出一份满意的答案。

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