这5大职场沟通误区,造成你90%的沟通问题

  • 文 / 晶美同学,YouCore主策划

在生活和工作中,我们每天都在沟通

但不知你有没有关注过“沟通”的定义是什么呢?

沟通的学术定义是:

不同的行为主体,通过各种载体实现信息的双向流动,形成行为主体明确的感知,以达到特定目标的行为过程。

从这个定义中,我们可以识别出沟通的三个关键要点:

  • 1、沟通目的:沟通需要达到特定的沟通目的。
  • 2、双向流动:沟通是一个信息双向流动的过程。
  • 3、明确感知:沟通需要形成行为主体明确的感知。

但大多时候,因为在沟通时没有刻意遵守这三个要点,导致我们很容易陷入下面这5个沟通误区:

1、不遵守【沟通目的】要点
◆ 误区一:沟通未能聚焦目的

2、不遵守【双向流动】要点
◆ 误区二:急于自我表达
◆ 误区三:沟通没有闭环

3、不遵守【明确感知】要点
◆ 误区四:传递的信息质量
◆ 误区五:情绪掩盖了信息

事实上,90%的沟通问题都是这5个沟通误区造成的,如果你能走出这5个误区的话,那沟通水平绝对是杠杠的了。

01、误区一:沟通未能聚焦目的

“达到特定的目标”,这应该是沟通的基本出发点,以及判断沟通是否有效的唯一标准

道理很简单,但你真正去做的话,还是很有可能犯下面这三个毛病(欢迎对号入座):

1、沟通前不明确自己的目的
2、有目的,但在沟通中迷失了
3、沟通后未确认目的是否达成

▼ 1、沟通前不明确自己的目的

我有位前同事,总觉得自己不善于跟领导沟通。用他的话说就是,十次里得有八次领导都会误解他的意思。因此他就跑过来跟我咨询如何跟领导沟通。

他委屈地说起了一件最近发生的事情:

领导布置了一个跟合作商共同推出一款新产品的任务,但他发现其中有重大风险,不能按照领导的原思路做,需要改变下产品的合作模式才行。

谁知道给领导汇报时,领导完全不愿听他讲,坚持按原合作模式推进,还把他给批了一顿。

等他情绪稳定下来后,我问:你这次去找领导是想达到什么沟通目的呢?

他愣了下,回复说“额,就是想将实际情况给领导反馈下吧。”

社会心理学家Halvorson提出过一种透明度错觉:大多数人都存在一种假设,即认为彼此之间的沟通是透明的。在沟通过程中,传递信息的一方会以为自己的感觉需求能够被另一方清晰地感知到。

但实际情况却是,领导在听他陈述事实的时候,是带着自己的假设和理解在听的,也就是领导会帮他赋予一个沟通目的。

因此听他讲完第一句,领导可能就以为他想避难就轻,不愿意执行自己布置的任务,自然也就不愿意听他继续往下讲了。

但他的真实沟通目的,明明是“想让领导认识到原思路的风险,并判断是冒着风险继续做,还是按他建议的新思路做”呀。

如果他带着这个目的,那他跟领导讲的第一句应该是:

“领导,新产品的开发我已经跟合作商在全力推进了,但推进过程发现了3个大风险,想跟您汇报下是继续往下按原思路推进,还是换种合作模式。”

先抛出自己的沟通目的,相信领导以后是绝对不会曲解他的意思了。

▼ 2、有目的,但在沟通中迷失了

有人在沟通前确实是有目的的,但在沟通时聊着聊着就忘了。

为避免这种情况,一个朴实的建议是:在随身带的笔记本右上角写下本次沟通的目的,这样你在记录时就会时时提醒自己了(亲测实用)。

如果你带本子不方便的话,也可以将本次沟通目的记在手机里,在沟通结束前弹出来提醒自己。

▼ 3、沟通后未确认目的是否达成

最后一种情况就是,聊得特别嗨,自以为对方都了解和接受自己的想法了,结果别人可能压根就没听进去,或者曲解得跟你的本意差了十万八千里。

因此,每次沟通结束后,请一定一定要采用一种征询的方式确认下沟通目的是否达成了。

当面沟通的场合可以在最后多问一句,比如“你觉得这样做可以吗?”

非当面沟通的场合发邮件或微信就可以了。

02、误区二:急于自我表达

沟通的第2个要点是“双向流动”,也就是说信息一定要在双方之间有来有往,而不只是单方面的表达。

但我们很多时候都急于将自己的意思和观点表达出去,在沟通的时候犯这两个毛病:

1、挤压了别人的表达空间
2、不留意关注对方的反馈

▼ 1、挤压了别人的表达空间

换位思考下,

如果某个人跟你沟通时,只一味顾着自己讲,你压根就插不上话,尤其是你特别想发言时,一张嘴就被他打断了,你憋屈不?

这时候,哪怕对方讲得再有道理,你怕是也接受得不情愿吧。

同样道理,如果你只顾着充分表达自己,不给对方发言空间的话,你表达得再好,别人也会因为反感而不愿意接受的。

▼ 2、不留意关注对方的反馈

将意思表达出去,只算完成了沟通信息传递的一半,咱们还要观察对方接受信息后的反应,得到他们的反馈之后,这一条信息的沟通才算是完成了。

如果你过多关注于自我表达的话,那么肯定就没精力关注对方的反馈了,结果可能就是你讲了100句,别人只听进去了3句,其中两句还理解偏了。

与其这样,还不如少讲一些,多留些时间给对方反馈,根据反馈情况再适时调整自己表达的内容。

03、误区三:沟通没有闭环

沟通的“双向流动”,除了要给对方留反馈空间,自己也要给别人明确的反馈,也就是让沟通闭环。

沟通不闭环的危害有多大呢?

思科全球副总裁林正刚先生分享过一种,上司最厌烦的下属沟通不闭环的行为

事情交给下属后,对方很久没有反馈。

过了几个星期上司突然想起来,就询问进展怎样了,下属回复说:"完成了"。

他可能还以为有分加,但殊不知在上司心里已经减了两分。

首先,因为一直没有反馈,上司不能将此事放下,就是说这件事一直还是上司的责任,所以扣一分。

其次,做完了都不说,让上司继续想着这件事情,又扣一分。

特别是,如果最后上司是从别的渠道听到他已经将事情做好了,这个绝对又要扣一分。

林正刚先生最后说,在我们公司绩效是五分满分,一分就出局,就算这个同事从满分开始,因为不重视反馈,他也已经差不多要出局了。

因此,在沟通中务必要给别人明确反馈,特别是上司和客户的(划重点)。

04、误区四:传递的信息质量

沟通的第三个要点是“明确感知”,也就是说你传递的信息要能让对方充分感知到。

但事实上,因为沟通时“观点不明确”或“缺乏有说服力的佐证”,导致大多数时候,我们所传递的信息,对方都是没能明确感知到的。

▼ 1、观点不明确

判断自己传递的信息观点是否明确的做法,其实很简单。就是你问自己:我能一句话总结出想说明的内容吗?

如果能的话,那你所传递的信息就观点明确了。

如果不能的话,咱就别奢望这次的沟通效果了,自己都无法一句话总结出自己的意思,别人就更不可能理解了。

更多的可能是,即使你能一句话总结出来自己的意思,别人也不一定能充分感知到。

▼ 2、缺乏有说服力的佐证

你传递的信息观点明确后,也不代表别人就会接受

个例子,如果我跟你说“人其实是由猪变过来的”。这个观点够明确了,但你会接受不?

因此,你传递的信息除了要观点明确外,最起码还要配上有说服力的佐证。这个佐证可以是客观的统计数据,某个权威人士的背书,成功案例等等。

05、误区五:情绪掩盖了信息

导致别人对你传递的信息没有明确感知的沟通误区,除了传递的信息质量低之外,还有一个常见的误区就是:情绪掩盖了信息。

上一周,朋友身上发生的一件事,就充分说明了情绪是如何掩盖掉信息的。(有过她类似经历的同学应该不少,所以经她同意后,我就拿她做案例贡献了)

情况是这样的:

上周日,朋友去公司加了整整一天的班,忙到晚上八九点。

但活儿原本不是她的,因为原本负责的同事电话没打通、微信也没回,领导临时让她去帮忙的。被迫加班了一天,她心里有些不爽。

等周一上班,将周末加班处理的这件事交接给同事时,因为交接工作时的语气不好,同事不但不领情,反而跟她吵了一架。

和我讲这件事时,她又委屈又后悔。

你看,一旦沟通时不注意控制情绪,情绪就会盖过你所传递的信息,典型地事儿做了,但人也给得罪了。

因此在沟通时,如果你当时的情绪与你想传递的信息内容是相悖的,咱们就牢记着一定要控制住自己的情绪。

但如果情绪跟所传递的信息内容是一致的,咱们就可以将这个情绪充分释放出来了,这会大大强化对方对你所传递信息的感知的。

比如,在祝福同事的时候,让你欢快的情绪充分释放就对了。

06、小结

想做到高效的沟通,就得遵循沟通的三个要点:

1、沟通目的:沟通需要达到特定的沟通目的。
2、双向流动:沟通是一个信息双向流动的过程。
3、明确感知:沟通需要形成行为主体明确的感知。

但我们在沟通时,往往会违反这三个要点,陷入在下面的5个沟通误区中:

误区一:沟通未能聚焦目的
误区二:急于自我表达
误区三:沟通没有闭环
误区四:传递的信息质量
误区五:情绪掩盖了信息

只要你意识到这5个沟通误区,稍微留意加以克服,你很快就能解决90%以上的沟通问题了。

相信我!

  • 图片:全景视觉


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