职场解忧:忙碌老员工如何带好新人

问题:最近公司有新人入职,老大让我带,我平常工作量非常大,顾不上新人,给了他一个整理项目业务流程图的任务,我以为他三年经验应该能轻松搞定。结果一周后我检查,他没搞定,我有点生气,就说了他两句,结果他下午就离职了。

后面还会有新人来,我还是比较忙,就有点担心出现类似的情况,所以想知道,怎么才能带好新人,让他能快速上手工作。

回答

带新人是老员工经常碰到的事情,也经常有新人因为没有被用心带而遇到障碍,在试用期离职。我就经历过一次这种情况,算是有经验了。

我们先从一般意义上来讲带新人时三个重要方面,然后再说一下你很忙的时候该怎么应对。

第一个方面,先在认知层面做好带新人的准备。

认知层面,需要理解并接纳四点。

第1点是,新人很难自己快速融入新的工作环境,很难自己快速接手新项目。

这点很多老员工都不大在意,觉得给你把电脑网络、各种账号安排好,给你一些资料,你就应该自己搞定,快速胜任工作。

但实际并非如此,对新人来讲,他到了新的工作环境,同事是陌生的,工作流程是陌生的,理环境是陌生的,项目也是陌生的,真是两眼一抹黑,没人引领,心理上会感到很孤单,实际工作中就会因为一点点障碍而产生比较强的挫折感,进而就容易因此而离职。

所以作为老员工,要意识到这一点,给新人更多关照,让他知道,有问题,你在,这样他就不孤单,就安心。

第2点是,想要不断晋升就要视带新人为分内之事。

好多老员工担心“带好徒弟饿死师傅”,但实际上,你要想往上晋升,想做更重要的事,就要找到人来接替你的工作,这样你才可能离开现在的岗位。那新人就是这样的人,你带好他,就可以把你的工作分一部分给他,你就有时间有精力,给自己争取到更多机会,可以去做更重要、更有建设性的事情,就可能获得更好的发展。

就算这个新人将来不一定会接替你的工作,你带新人也可以攒经验,练出带人的能力,为后续往上发展奠定基础,因为你想要升职,想要扩大管理范围,必然要带人。

第3点是,前期累有负担,带出来后就是助力。

带新人的基本规律就是先苦后甜,一开始你要在百忙中抽时间花精力,会感到很累,但一旦新人能够胜任工作,就能分担你手上的任务,你就可以轻松很多。这是其一,其二,你带出来的新人,跟你的关系也会比较亲近,后续在公司,也会成为支持你的力量。

第4点是,不要幻想轻轻松松带好新人,带新人必然会消耗大量时间和精力。

你已经感到没时间没精力带新人了,对带新人花精力想必深有体会。我把它列出来,是想提醒你,不要觉得给新人花时间花精力很烦,很耽误事情。你要接纳这点,并以此为前提,把自己的一部分时间分配给新人。

第二个方面,是如何给新人安排任务。

这个方面我们说 3 点。

第1点是,一定要了解新人真实的能力水平。

通常来看,不同的人,对两年经验、三年经验这样的说法,理解是不一样的。刚入职的新人,对这些的理解,和你的理解,肯定也不一样。你以为他应该是这样的能力水平,实际上他可能是那样的,比你想象的要差不少。所以了解新人真实的能力水平就很重要。

具体到如何了解,有三种常见的方法。

第一种方法是看他对自己能力水平的评价。比如他觉得他有三年经验, Java 开发方面,对 Spring MVC、并发编程、Netty 等很熟悉,这就是他自己的评价,通过他的简历面试时的沟通、进入项目组时的自我介绍,你都能了解到。

第二种方法是一对一沟通。在给他安排任务前,你需要跟他一对一谈一谈,摸一下底,基于自己的能力和经验,来了解他的水平。

第三种方法是用练手任务来测试。具体来讲,可以这么做,你先给他一个你预期一天可以搞定的任务,给他两天时间(预留熟悉相关资料的时间),看他完成的怎么样,根据他完成的结果,你就可以知道他水平如何。如果还不能判断,就再给一个复杂度稍微高一点的任务,让他再做,你再看结果,再评估。

第2点是,要了解要分派的任务的难度及其对技能水平的要求,分派匹配新人能力水平的任务给他。

一般来讲,你被领导选中来带新人,肯定是能力水平相当不错了,你对任务难度的把握,是没有问题的。

然而你给新人安排任务他却搞不定,一方面是因为你不了解新人的真实能力水平,另一方面,是你没有细分任务对各项技能的要求,无意识的忽略了一些背景信息,比如业务知识,比如已经成为项目背景的一些专用语、工具、方法等,而这些,其实对新人来讲,也是挑战,他很可能因为不知道这些而被卡住。

所以你在给新人分派任务时,要假定他什么都不知道,把任务所依赖的各种技能、工具、方法等,都过一遍,跟他沟通确认。这样一来,就可能避开“你以为是常识对方却根本不知道”的情况,就可能让对方的工作能更顺利的开展。

第3点是,提供最小集合的项目资料给新人。

你给新人安排了任务,他要完成任务,必然要了解项目相关的资料。项目历史较长或者规模较大的话,资料往往庞杂,新人可能会从仓库中一下子同步出来几个G甚至十几个G的资料,这是非常巨大的压力,他往往不知道哪些该看哪些不该看,如果这个新人比较内敛,不好意思来问你,就可能陷入资料的汪洋大海,花几天时间也搞不明白。所以你在安排任务时,也需要找出最少必要的资料目录,给到新人,这样他可以尽快抓到重点,开始工作。

第三个方面,是建立顺畅的反馈机制

任务给了新人,他干得怎么样,你需要知道,他遇到了什么困难,也需要你帮他解决,凡此种种,都需要顺畅的反馈机制来支持。

通常的反馈机制,可以用三个字概括:报、问、估。

报指日报、周报、月报这三报。

有的企业本身就有三报,可以直接沿用,让新人提交三报时,抄送你一份,你就可以看到他的状态。

如果企业没有三报,那你需要自己立一个类似的规矩,用于你和新人之间的沟通

不管是自己建三报还是利用企业自身的三报,有一点很重要,你要确保三报中有这些内容:今天(本周/本月)做了什么、取得了哪些进展、遇到了哪些困难、明天(下周/下月)准备做什么。有这些,你才能清楚的知道新人的具体情况,可以在必要时给予支持。

问指主动问询。

每天早上上班时,可以花5到10分钟时间,根据新人的日报,问问昨天的情况。或者每天下班之前,花5到10分钟时间,问问今天的情况。这样一方面可以避免新人写出来的报告和实际的工作情况不符,另一方面,也可以让新人感受到他的存在和你的关注。

估指评估新人工作的结果和质量

当你从三报或者问询中了解到新人的任务完成了,就可以让他展示工作结果,你来评估他是否完成了、完成得怎么样。

做好报、问、估,新人和你之间的相互反馈,都会很顺畅,你就更容易带好他。

刚我们说的是带好新人的三个重要方面,你会发现,要做好这些事情,真的是要花很多时间和精力。所以如果你很忙,就会觉得,呃,真没时间带呀,怎么办?

其实也有一些应对的办法,具体讲有四点。

第1点是,把带新人的时间固定下来,提前排进日程。

时间这个东西很奇怪,如果你总想着“有时间了就做某某事情”,那你多半永远不会有时间,也不会做你臆想中的“某某事情”,而一旦你预留出来一块时间,固定安排给某某事情,那你就会有做这件事情的时间,而且你其他的事情,也可以安排得过来。

所以,你是可以把带新人的时间固定下来,排进日程的,比如每天早上9:00~9:10,这样的话,你再忙,也有时间带新人。

第2点是,提前告诉新人你最近很忙,管理他的心理预期。

如果你真的忙到连10分钟的时间都无法预留,真的顾不上新人,那就提前告诉他,让他有心理准备,这样他也不会有“被忽视被冷落”的感觉

比如你可以这样说——“我这周很忙,可能没办法主动关注到你,你有事情要主动找我”。这样他就知道是怎么回事,就可能因为“你答应过只要他找你你就会回应”而真的在出现问题时找你,问题就不会堆积,情绪也不会堆积。

第3点是,可以找一个学习比较快的新人来带其他新人。

有时候你会同时带多个新人做类似的事情,没办法都亲自带,这个时候,你可以找到那个学习比较快的人,让他带其他新人,这样你只要确保有一个人,对要用到的工具、方法、流程、资料等理解到位,就可以离开,去做别的事情。

第4点是,给新人提供B方案。

当然,有时候你真的很忙,忙到不可开交,那你也可以提前安排B方案给新人,告诉他这方面的问题找张三,那方面的问题找李四,你给张三和李四提前打个招呼,这样也是可以的。

好啦,关于如何带好新人,就说这么多,概括来讲,就是要做好如下四点:

认知层面接纳带新人这件事
安排任务时做好匹配
反馈层面建立通常的机制
太忙的时候提前做好各种预案

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
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安晓辉

微信公众号:安晓辉生涯(ID:programmer_sight);作家,职业规划师。

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