为什么优秀的人,都有流程思维?

作者:张丽俊 Cherry
来源:张丽俊(ID:zhanglijunCherry)

前段时间,我去外地出差,按照防疫的需要,前后做了两次核酸检测。

一次是回京前,在当地小县城医院做;一次是回京后,在社区医院做。

两次核酸检测,带给我的感受,是截然不同的。为什么这么说呢?

第一次去做核酸,我从排队到做完核酸,前后花了一个多小时。

做核酸的人其实并不多,问题在于,大家完全不知道在做核酸的具体流程是什么样的。要不要身份证?要不要扫码?扫什么码?是行程卡还是当地的防疫码?是先扫码后登记呢?还是先交费后扫码?……这些大家都不知道。

结果,有的人忘记带身份证了,便在现场登记填写;有的人没有当地的防疫码,只能现场扫码,填写信息,进行注册……

忙乱、无序,且效率低,是我这次做核酸最大的感受。

第二次做核酸,感受就好多了。我提前预约好时间,到了社区医院后,根据社区医院的指示牌,找到做核酸的窗口。然后,我按照社区医院公示的做核酸检测的流程,扫码登记、缴费、排队等待,前后不到十分钟就做完了。

看,流程清晰与否,产生的效果是不一样的。

管理工作中,同样是如此。一个好的流程,往往是公司业务的助推器,能把复杂的事情变得简单化,把混乱的事情规范化

所以,那些真正优秀的人,都具有着流程思维

01、为什么要有流程思维?

在日常工作中,流程无处不在。请假要走流程,项目审批要走流程,甚至开会预约办公室也要走流程……

很多员工管理者对“流程”很反感,一听到“流程”就头疼,总觉得这些条条框框,是自己前进的绊脚石。

真的是这样吗?

当然不是,在一个初创企业里,组织人很少,沟通交流很便捷,信息流通很顺畅,也许可以省略掉一些流程和步骤。

但是,随着业务的发展,人数快速上升,你会发现公司的组织能力跟不上了。之前你的公司只有四五个人,现在你的公司有几百人、上千人,管理难度更大了,组织更复杂了,人员协作更困难了,信息传递也变得更加拥堵了,大家像无头苍蝇一样四处碰壁。

那,怎么办呢?

你唯有通过建立流程来规范大家的行为,实现高效的协作。

公司的流程主要起到两个作用:

第一个,规范行为

按流程行事,能规范你的行为,保证你在做事的过程中不出轨,不跑偏。

举个简单的例子:很多同学经常抱怨报销费用的流程过于繁琐,要有发票,要填写发票抬头,要经过层层审批……

但这么繁琐的流程实际上是为了财务的合规性,是为了避免财务上可能出现的一些漏洞

所以,按流程办事,很多时候绝不是阻碍,反而是一种保护。

第二个,提高效率

流程一定是提炼出来的。如果一件事情一项工作重复发生,你就一定要梳理出流程来,这样能极大地提高工作效率

举个简单的例子:大家开会经常抱怨没有效率。为什么没有效率?一个很大的原因就是,大家对会议准备得不够充分。

那你就可以理顺一套开会的流程准则,告诉大家在开会前要做些什么,开会中要做些什么,开会后要做些什么。这样就能节省时间,极大地提升开会的效率。

很多管理者总是抱怨自己很忙,每天都有做不完的事情,好像很多事情都需要他去救火、解决,实际上这是管理者缺乏流程思维,没有做好流程管理

02、如何养成流程思维?

流程思维的本质就是,按照事的发展规律排序

当你的行动按部就班地进行时,任何事情都会水到渠成。

那么,如何培养流程思维呢?我认为,最重要的有三点:

1、目标导向,以终为始

流程是通往目标的路径。所以,你一定要以目标为导向,以终为始。

很多人在实际的工作中,经常过于重视流程,忘记了本来的目标,以致于把流程当作目标的本身。

有这么一个故事:越战期间,美军后勤部门雇佣了很多的越南劳工,为大约30万美军士兵提供各种食物。但这些越南劳工中有些人手脚不干净,会偷走罐头食品、水果等东西到黑市去卖。

怎么办呢?

有位美军将领想了个办法,让后勤部门的人每天、每周、每月填写表格,将各类罐头、酒水、食品等登记在册。

大家觉得这个办法很好,就立即实行起来。但就在众人忙着清点食品的数量时,有个胆大的小偷开着卡车运走院子里的罐头食品、糖果和阿司匹林等,没有人知道这件事。

因为,新的统计系统无法追踪它。

防止偷窃,这本来是后勤部门的目标,但是后勤部门错误地把流程当成了目标,把精力消耗在和目标无关的事情上,本末倒置了。

流程是为目标服务的,任何流程只有能达成目标,它才有价值

2、提炼经验,梳理流程

问大家一个问题:如何把大象放进冰箱?

有人告诉你:第一步,打开冰箱门,第二步,把大象放进冰箱,第三步,关上冰箱门。

把这三步梳理出来,写成作业指导手册,大家就都知道怎么把大象放进冰箱里。

但是,你不能总是从别人那里找答案,你必须自己去思考,去提炼,你需要成为第一个知道如何把大象放进冰箱的人。

迈克尔·哈默在《超越再造》一书中说:“公司走向以流程为中心,它并不创造或发明它们的流程。因为流程本来就在那里,只是没有受到相应的尊重和了解。”

流程其实并不是什么复杂的东西,当你看破规律,总结提炼,就能规划好路径,更好地通往目标

对于管理者而言,在繁复的工作中,不断梳理业务,将规则找出,加之配套的工具和时间管理,就能够让团队事半功倍。

3、不断复盘,改进优化

流程绝不是僵化的,一成不变的,它需要不断复盘、改进和优化,如此才能创造更大的绩效

再给大家讲个故事:18世纪,英国传奇航海家詹姆斯·库克来到了澳大利亚东海岸,并宣布这片澳大利亚属于英国。

为了开发澳洲,英国政府把监狱里判了刑的罪犯流放到澳大利亚。运送罪犯的工作由私人船主承担。

由于私人船主的船只环境很差,营养和卫生跟不上,导致最终能活着抵达澳大利亚的罪犯人数很少,死亡率高达37%。

那怎么办呢?英国政府经过考虑,在运送罪犯的流程上做了个小小的改变:

政府不再按照上船时罪犯的数量,提前付费;而是按照下船时实际到达澳大利亚的罪犯数量,再进行付费。

这个改变,效果立竿见影,罪犯死亡率大大降低了。

管理工作中,如果一项流程已经成为了团队管理公司发展的阻碍,就一定要及时调整、优化,如此才能真正让流程发挥作用。

切记,流程不是终点,而是通往目标的路径。一个优秀的人,会通过流程去提升自己、乃至整个团队工作效率

培养流程思维,你要以目标为导向,做到以终为始;你要学会梳理自己的工作,深入思考,提炼出流程;最后,你还要不断复盘,及时调整优化,让流程成为你业务目标的助推器。

声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。
7 +1
张丽俊 Cherry

作者:张丽俊。知名组织创新专家,创业酵母创始人,酵母咨询创始人,《组织的力量》一书作者。来源 | 张丽俊(ID:zhanglijunCherry)。