文 / 刘艳艳
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前言
如果能一心二用，同时完成多项任务，我们的做事效率是不是会更高呢？
金庸的武侠名著《射雕英雄传》里就有一个能够一心二用的人，他就是很讨喜的武林高手“老顽童”周伯通。
他被东邪黄药师关在了桃花岛上15年，性格这么跳脱的一个人，实在忍受不了一个人被关着的寂寞，于是他就自创了一门 “左右互搏”的武功，也就是一心二用，左右手可以使用不同的招式，这样他就可以自己跟自己打架玩了。
在金庸的小说里，这可是一门顶尖的武林绝学，因为会了这招相当于一个武林高手变成了两个武林高手，周伯通因为这门绝学立马就跻身为武林第一高手。
这门武功既然这么厉害，那学会的人肯定不能多，因此金庸老先生就只安排郭靖和小龙女学会了，其他人都学不会，而且越聪明的人越学不会，比如学什么都是一看就会的黄蓉就学不会这个左右互搏。
金庸先生设定的学会标准是要心思单纯，要么像郭靖这样傻得单纯，要么像小龙女这样淡薄得单纯。
上学的时候看到这儿，我就非常羡慕郭靖和小龙女，因为自己也很想掌握这种一心二用的方法，这样我就能边背单词边做数学题，可以省下多少做作业的时间用来玩哇。
但没办法，自己一没郭靖笨，二没小龙女纯，只能继续熬夜做作业了。
但工作后学习了心理学和脑科学发现，原来被金庸老先生骗了，要掌握周伯通的这种左右互搏，需要的不是心思单纯，而是脑裂病人。
正常人是绝对不可能做到左手写字右手舞剑这种多任务并行的。
一般人同时处理多项任务的结果就是，做事效率会更低。
01、同时处理多项任务效率更低
斯坦福大学的一项研究发现，我们的大脑出厂设置并不含有“多任务处理”这一项。
因为我们的大脑被设计为一次只能专注一件事，同时处理多件事，反而会减缓它的思考速度。
密歇根大学心理学家大卫·梅耶的研究团队在心理训练时，让志愿者从识别形状的任务快速切换到解决数学问题的任务。
与延长时间继续专注于同一个任务的情况相比，由于志愿者需要切换注意力，所以上述两项任务需要更长的执行时间，同时思维的准确性下降。
我们的大脑并不能有效地同时处理多项任务，当人们认为他们在进行多任务处理时，事实上，他们只是快速地从一件事跳到另一件事情。
而每一次跳跃，都会产生额外开销，从而比循序渐进地做两件事耗费更多时间。
正如加州大学洛杉矶分校塞梅尔研究所神经学家在《大脑革命》所阐述的：
与关闭一个电脑程序同时启动另一个程序的情况不一样，注意力的切换需要一段时间来关闭和启动。
每次注意力切换时，额叶处理中心必须激活不同的神经回路。当大脑在两个任务之间来回切换时，神经回路需要休息一会儿，这是一个耗时的过程，并降低了效率。
因此，通过同时处理多项任务的方法来提高做事效率，是极其不靠谱的。
让自己高效的秘诀只有一个：每次只集中精力干好一件事。
具体如何做到呢？只要遵循好下面三个原则就可以了。
原则1：要事第一
原则2：宁多勿少
原则3：减少拖延
02、要事第一
我们之所以崇拜多任务的工作方式，核心就在于对单位时间利用率的追求上。
比如，我们会想着在上下班的路上听英语，在无聊又冗长的会议上写文章。
基于这样的想法，我们总是舍不得在一个时间周期里只安排一件事，总觉得这样是对时间的浪费。
因此，我们在安排个人的日计划、周计划时总喜欢排得满满当当的，恨不得一分钟当两分钟用。
但实际上，一个时间周期内只安排一件事，这种单线程的做事方法从表面上看或许是慢的，而实际上它却可以更快达到预期。
因为这种做法更符合我们大脑的工作方式。
可能你会担心手上的事情很多，一个时间周期只安排一件事会做不完。
事实上，如果这么安排，你的事情还做不完的话，本身就说明你要完成的事项超出了你的可支配时间。
即使你在计划里将这些事项都安排上，同样也做不完，而且100%会完成得更少，因为不同任务间的频繁切换以及任务多得做不完的焦虑，会让你的工作效率更低，甚至你会破罐子破摔，彻底不做了。
因此，在手头要做的事超出了可安排的时间时，你更要做到要事第一。
以日计划为例，你可以识别出当天最重要的一件事，然后只安排好做这件事的计划，在这件事没完成前，其它事都暂不安排。
不要担心这种安排下做的事会变少，因为如果你能提前完成这件要事，你自然就有时间做其它的事了。
如果在这种安排下，你连这件要事都未能完成的话，那就说明你给要事安排的时间少了，加上其它的事只会导致要事的完成效率更低，工作效果更差。
03、宁多勿少
我们常常会高估自己的能力，从而低估了完成一件任务所需的时间。
一旦低估了时间，轻则因为赶工导致心理焦躁、工作质量没有保障，重则导致整体安排被打乱、所有工作都变得混乱。
因此，要做到高效，我们就要做到对时间需求的估计宁可有余，而不可不足。
管理学大师德鲁克在《卓有成效的管理者》中，对此有一段精彩的阐述：
有些人一事无成，而实际上他们却做得很吃力。
第一，他们低估了完成一件任务所需的时间。他们总以为万事顺利，却总不免有出乎意料的情况发生。
其实，所谓意料之外者，正应该在我们意料之中。而所谓意料之中，往往从来没有令人愉快的意外。
所以，有效的管理者对时间需求的估计宁可有余，而不可不足。
第二，一般的管理者（往往也是不大有效的管理者）总喜欢赶工——而赶工的结果，总不免使进度更加落后。有效的管理者不愿赛跑，他们按部就班，稳定前进。
第三，一般的管理者喜欢同时着手几件要事，结果对每一件事，他们都无法获得足够的最低整块时间。只要任何一件事情受阻，全部事情也都跟着受阻了。
给一件事留足整块时间说起来简单，但做起来却不容易，因为它既涉及到你对这件事难度估计的准确性，又涉及到你对自身的了解，以及你对可调用资源和潜在风险的评估水平。
既然这么难，那我们如何做到估足一件事所需的时间呢？
你可以采用一个简单可行的粗略估计方法，也就是保证你留的时间不少于三点估算的时间。
三点估算是通过考虑估算中的不确定性和风险，来提高时间估算的准确性的，它的公式是：
TE，最终估算的时间
t0，最乐观时间，基于最好的情况所需要花费的时间
tm，最可能时间，基于最可能情况所需要花费的时间
Tp，最悲观时间，基于最坏的情况所需要花费的时间
举个例子，假设你完成一项任务所需要的时间最乐观的情况是2天，最可能的情况是4天，最悲观的情况是7天。 那么你完成这项任务最终估算的时间就是（2+4*4+7）/6=4.17（天） 所以，你在预留这项任务所需的时间时，最少不能少于4.17天。
04、减少拖延
确定好了一个时间段里的唯一要事，也留足了时间，接下来就是执行了。
执行最大的难点就是拖延。
在时间预留充分的情况下，拖延主要是两个原因造成的：
1）时间宽裕情况下的前半程挥霍
这是绝大部分人的通病，前面拖拖拉拉，后面拼命赶工。
我们公司每月的运动打卡任务也是这个规律。
我们的打卡任务规定一个月至少运动12天，但前半个月绝大多数人的运动频率都很低，甚至有人一天都不运动。
但到了下半个月运动频率就高了，特别是最后几天，有人会一天不落地疯狂运动，哪怕到了晚上23点累得都不行了还要坚持（不是觉悟高了，而是只要有一天不运动的话，本月的运动打卡任务就完不成，需要罚钱了）。
2）畏难不敢动手或太过追求完美
畏难或者太过追求完美，也会导致不必要的拖延。
前者会导致迟迟不敢动手，后者会在做的过程中执着于某个细节导致推进缓慢。
那如何避免上面的两种拖延情况呢？
你可以尝试以下三个实用小技巧。
1）自己将最终截止日提前
这种做法一是会给自己更多压力，可以尽早开始；二是可以给自己留出更多的风险储备时间，以应对可能的突发情况。
2）设置多个过程截止点
对于完成周期超过一天的任务，尽量将任务拆分成几个阶段，并设定好每个阶段的截止时间。
比如，你计划两天写完一个市场分析报告，就可以将这个任务拆分为四个阶段，并确定好各个阶段的截止时间：
阶段一：完成报告框架搭建，第一天中午12点前完成。
阶段二：完成资料搜集，第一天晚上22点前完成。
阶段三：完成报告初稿，第二天下午16点前完成。
阶段四：完成终稿润色，第二天晚上22点完成。
这种设置多个过程截止点的方式 ，会让你更有紧迫感，也更能保证任务的推进进度。
3）烂开始、多迭代
对于有难度的任务，先不要管开始时的质量，动手做了再说，做了后再不断地一轮轮来做迭代改进。
就像写一篇自己不擅长主题的文章，不管三七二十一先将自己能写的都先写出来，然后再一轮轮地改稿就可以了。
这种烂开始多迭代的方式，既能帮你克服畏难不敢动手的心理，又能帮你很好地解决因为完美主义陷入在细节中的问题（你可以告诉自己，这次可以先不管，下轮再改）。
我相信，用了上面三个小技巧，在要事第一、留足时间的情况下，你一定能很高效地完成手头任务。
05、小结
身处这个节奏越来越快的社会，我们总免不了各种焦虑，不得不想各种法子来提高自己的做事效率。
但事与愿违的是：我们追求得越多，获得的往往更少；我们越想着快，结果却是变得更慢。
贪多求快，就是我们每天低效忙碌的一个关键影响因素。
多任务并行的工作模式，不仅会降低我们的工作效率，更夸张的是有研究发现，这种工作模式甚至会损伤脑神经（法国一个研究小组发表在《科学》杂志上的研究成果），降低智商（伦敦大学的一项研究发现）。
慢下来，一次只集中精力干好一件事，你的效率反而会更高。
如果你还能用好这三个原则：要事第一、宁多勿少、减少拖延，你做事还会更高效。
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